الإدارة و الهندسة الصناعية

كثيراً ما يصلك رسائل لا تهمك من أشخاص تعرفهم أو أشخاص لا تعرفهم. هذه الرسائل تكون رسائل مرسلة لمجموعة من الأفراد بهدف التسويق أو بهدف إعلام أصدقاء بمعلومة ما. هذه الرسائل تمثل عبأً في فتحها أو مسحها.  أرى أنه يمكننا أن نراعي أموراً في تلك الرسائل تجعل استخدام البريد الإلكتروني أيسر وأكثر فائدة

 أولاً: حاول أن ترسل الرسائل التي تعلم أن المستلم يهتم بموضوعها وتتوقع أنه لا يعلم المعلومة التي ترسلها. قد يكون لك خمسون صديقاً ولكن لكل منهم اهتماماته فيمكنك أن ترسل الرسالة إلى العدد المحدود الذي يهمه ذلك

ثانياً: حاول أن تراعي ظروف مستلم الرسالة و رغبته في استلام هذه الرسائل من عدمه والعدد الذي يمكنه استلامه بدون إزعاج

ثالثاً: يفضل بشدة عدم كتابة العناوين البريدية كالمعتاد ولكن أرسل الرسالة لنفسك واكتب كل العناوين في “صورة طبق الأصل مخفية”  أو ما يعرف بـ
 BCC

بهذه الطريقة لن يحدث أن يعرف جميع أصدقائك عناوين باقي الأصدقاء. يحدث أحياناً أن أحد المستلمين للرسالة يحتفظ بهذه العناوين حتى يرسل لها في رسائله المجمعة بدافع الفائدة ولكن هذا قد يكون غير مقبولاً من الآخرين

رابعاً: تَوَخ الحرص في نقل معلومات غير مؤكدة على أنها مؤكدة خاصة في الأمور الدينية أو التي تثير بلبلة.فإذا أرسلت عنوان الموقع فأنت إلى حد كبير أنت تعلن ضمناً عدم مسئوليتك عن مضمونه، أما إن أرسلت معلومة كحديث أو حكم فقهي في محتوى رسالتك فأنت إلى حد كبير تعلن تأييدك لما ورد في رسالتك

خامساً: تجنب إرسال معلومات لا تمثل أهمية أو تتوقع أن يعلمها المستلم على أي حال

سادساً: الرسائل التي تعلن عن موقع ديني مفيد أو معلومة دينية مفيدة تلقى اهتماماً من الكثيرين وقد تكون ذات فائدة ولكن ينبغي الحرص في عددها وأهميتها للمستلم ودقتها.

سابعاً: من الأيسر إرسال عنوان موقع به موضوع مهم عن أن تنقل محتواه داخل الرسالة. فمثلاً إرسال عنوان الموقع مرة واحدة يغني عن إرسال رسالة كلما وجدت شيئاً في ذلك الموقع. أيضاً هذا يرفع الحرج عن المستلم أن يضطر إلى قراءة كل محتوى الرسالة

ثامناً: أنا شخصياً أكره أن أرسل رسالة واحدة مجمعة بمناسبة العيد لكل من أعرف لأن هذا يعني أنه لم يكن عندي نصف دقيقة لكل صديق كل عيد. وقد لا توافقني في هذه النقطة الأخيرة

حاول اختيار اسم مناسب لبريدك الإكتروني وخاصة إذا كنت ستستخدمه في مراسلات جادة أو رسمية كالبحث عن عمل. فعندما تصلك رسالة من شخص لا تعرفه ثم تجد أن اسم بريده الإلكتروني هَزلي أو سخيف فإنك تُكوِّن فكرة غير جيدة عن هذا الشخص. من أمثلة الأسماء السيئة بالنسبة للرجال: الرِوِش، الدِّماغ، الحُوت، العَبيط….ومن أمثلة ذلك للسيدات: الحلوة، شوكولاته، أسراري، بنُّوتة….

من المواقع التي تتحدث عن طريقة كتابة البريد الإلكتروني بشكل تفصيلي: موقع جامعة بوردو- معمل الكتابة والذي يعرض كذلك شرائح عن كتابة البريد الإلكتروني على الرابط التالي

http://owl.english.purdue.edu/workshops/pp/emailett.ppt

للاطلاع على قائمة الموضوعات
فهرس الموضوعات