من سمات الاجتماعات الفاشلة
الاجتماعات التي تهدف إلى مناقشة مواضيع العمل والوصول إلى قرارات هي وسيلة هامة للوصول إلى القرارات السليمة. ولكن في بعض الأحيان أو ربما كثير من الأحيان تتميز الاجتماعات بالفشل وتصبح مَضيعة للوقت. من سمات هذه الاجتماعات الفاشلة
ما قبل الاجتماع
أ- دعوة عدد كبير من الحاضرين ربما وصل إلى الثلاثين أو الأربعين. ويزيد الطين بلة أن تكون غرفة الاجتماعات غير مجهزة لاستقبال هذا العدد
ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع والمواضيع التي ستناقش والقرارت المطلوب اتخاذها
ت- عدم التحضير الجيد للاجتماع بقراءة تقارير والوقوف على الحقائق مما يؤدي إلى اعتماد الاجتماع على المهاترات والصوت المرتفع وكذلك الاستماع لأول مرة للحقائق في الاجتماع
ث- عدم توفر أدوات مساعدة للاجتماعات في غرفة الاجتماعات مثل عارض البيانات وشاشة أو سبورة
بداية الاجتماع
أ- عدم احترام ميعاد الاجتماع…الاجتماع يبدأ بعد ميعاده بربع أو نصف ساعة والحاضرون يتوافدون تباعا والداعي للاجتماع (منظم الاجتماع) قد يحضر متأخرا
ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع. تجد الحاضرين يتساءلون لماذا عُقد هذا الاجتماع ولا يعرفون الإجابة
ت- توجيه المناقشة بالتلميح إلى القرار الذي يريد المدير اتخاذه قبل مناقشة الحقائق
ث- عدم حضور أشخاص لهم دور أساسي في موضوع الاجتماع. عدم حضور هؤلاء الأشخاص قد يكون نتيجة عدم دعوتهم أصلاً او نتيجة عدم إهتامهم بالحضور او نتيجة تعمدهم عدم الحضور لكي يفشل الاجتماع
ج- وجود عدد من الحاضرين الذين لا يعرفون سبب وجودهم
وسط الاجتماع
أولاً: الحوار واتخاذ القرار
ا- الخروج عن موضوع الاجتماع إلى موضوعات فرعية أو خارجية تماماً واستعذاب التحاور فيها
ب- الدخول في تفاصيل دقيقة مثل مراجعة الحسابات والأرقام وبالتالي فقدان التركيز على الهدف الأصلي للاجتماع
ت- عدم تشجيع لغة الحوار والمناقشة والحقائق ولاحترام المتبادل. تجد هذا يوبِّخ ذاك وشخص يستهزئ بزميله
ث- المزاح والضحك الزائد (التهريج) خلال الاجتماع بالنكات الكثيرة
ج- عدم السماح للحاضرين بعرض الحقائق بشكل مرتب ومقاطعتهم بالأسئلة والمهاجمة
ح- مهاجمة الشخص الذي يقوم بعرض الموضوع والاعتراض على ترتيبه في عرض الموضوع مما يجعله غير قادر على استكمال الشرح
خ- تَنَاقُش من لا يَعرف مع من لا يَعرف عن ما لا يَعرفون
د- عدم السيطرة على الاجتماع وعدم منع من يريد فشل الاجتماع من تنفيذ مخططه
ذ- قيام المستمعين بالشرح الجانبي لبعضهم
ر- التحدث عن كلام جميل ومواضيع عظيمة ثم لا يتم تنفيذ أي شيء
ز- شخص يتكلم “المدير” والباقون يصدقون على كلامه وتحول الاجتماع الذي يفترض أن تناقش فيه حقائق ومعلومات إلى محاضرة في مبادئ الحياة والعمل يلقيها كبير الاجتماع
س- سيطرة المصالح الشخصية على مناقشات الاجتماع
ش- الكذب والنفاق
ثانيا: أمور تنظيمية
أ- السماح للحاضرين باستخدام التليفون المحمول داخل غرفة الاجتماعات. وهذا يكون في منتهي السوء عند وجود عدد كبير من الحاضرين
ب- التدخين داخل غرفة الاجتماعات
ت- السماح بهبوط لغة الحوار
ث- دخول وخروج الحاضرين من وإلى الاجتماع
ج- استدعاء أشخاص لحضور الاجتماع بعد بدء الاجتماع بمدة كبيرة
نهاية الاجتماع
أ- طول زمن الاجتماع لساعات وساعات لأسباب غير منطقية
ب- عدم الانتهاء بقرارت واضحة. تجد الاجتماع ينتهي وكلٌ يمضي إلى حالِ سبيلِه ولا أحد يدري هل تم اتخاذ قرار أم لا
ما بعد الاجتماع
أ- الكل مستاء ومتململ
ب- الأمور لا تتحسن…..لا أحد يفعل شيئا
الاجتماعات التالية
أ- تكرار نفس الأخطاء كل اجتماع
موضوعات ذات صلة
إدارة الاجتماعات
إعداد دعوة الاجتماع
صابرين قال,
مارس 10, 2007 @ 10:50 م
شكرا
Berry قال,
مارس 30, 2007 @ 8:28 م
شكراً على هذا الموضوع، الذي ذكرني بالاجتماعات الفاشلة التي كنت أحضرها منذ سنة 1993، وقد قاطعت تلك الاجتماعات الأمر الذي جعل المدير العام يطلب مني تقديم مبرر لعدم الحضور، فقدمت له مذكرة هذا نصها:
(بناءً على طلبكم بضرورة تقديم تبرير عن عدم حضور اجتماع الإدارة العامة الأسبوعي، عليه.. أقدم إليكم الأسباب التي جعلتني أقاطع هذا الاجتماع وباختصار، أهمها:
1- عدم السيطرة على الاجتماع من قبل المدير العام.
2- المقاطعات الكثيرة، وعدم الاكثرات بما يطرحه بعض المتحدثين.
3- تعدد محاور النقاش في أحيان كثيرة وفي وقت واحد.
4- الغوص في التفصيلات التي محلها اجتماعات الإدارات بنفسها. فمثلاً أخذت مشكلة صغيرة في أحد الأقسام وهي عدم توفر روؤس قطع بالغاز أكثر من 45 دقيقة في أحد الاجتماعات!!.
5- إهمال بعض النقاط المطروحة وعدم إدراجها في محضر الاجتماع.
6- عدم اتخاذ القرارات والاجراءات المنفذة لما يتفق عليه في الاجتماع.
7- عدم الاهتمام بمشاكل الإدارة العامة مع الإدارات الأخرى.
8- عدم التحضير الجيد للاجتماع.
9- تحويل الاجتماعات إلى تصفية حسابات مع البعض.
10- عدم المحافظة على توقيت الاجتماع (لم يعقد أسبوعين متتاليين).
لهذه الأسباب ولغيرها قررت مقاطعة مثل هذه الاجتماعات، وأتحمل وحدي ما يترتب على ذلك، وأقول للجميع إن أدنى ميزان للحكم على نجاح اجتماعاتكم هو نظافة المصنع وهو الأمر الذي لم يحدث).
حذفت بعض التفصيلات الخاصة، وقد حدث هذا منذ 14 سنة.. ولا زالت اجتماعات الإدارة كما هي منذ أن تركت منصبي غير نادم في عام 1994..
البري
سامح قال,
مارس 30, 2007 @ 8:58 م
الأستاذ البري
شكرا جزيلا على هذه الإضافة القيمة
قد يتمنى كثير من الناس أن يفعلوا مثلك ولكن قد يكون من الصعب
فعلا قد يكون حضور اجتماع فاشل مثيرا للأعصاب وقد يؤدي إلى ارتفاع ضغط الدم ولذلك قلابد من البحث عن وسيلة لتقليل ذلك الضغط. قد يكون احيانا من المناسب أن تشغل نفسك بأمر آخر وانت تتابع الاجتماع مثل أن تقوم برسم أشكال وهمية مثل خطوط طولية وعرضية فهذا يقلل من تركيزك في فشل الاجتماع وغالبا لن يعترض أحد عليك لانهم يظنون أنك تكتب شيئا يخص الاجتماع. ولكن هذا لايصلح حين يكون عليك الاندماج في معظم المناقشات
شكرا
هبه مكى قال,
أكتوبر 30, 2007 @ 8:48 ص
السلام عليكم
الرجاء تزويدى بمعلومات عن كيفية العمل الطوعى و كيفية ادارة الاجتماعات فى المكاتب التنفيذية و كيفية تنظيم لائحة عمل داخلية
سامح قال,
أكتوبر 31, 2007 @ 5:53 م
الأستاذة هبة
وعليكم السلام
توجد مقالة في هذا الموقع عن إدارة الاجتماعات
http://samehar.wordpress.com/2007/02/08/a013007/
وربما أكتب في بعض المواضيع الأخرى مستقبلا
شكرا
safir2007 قال,
مارس 17, 2008 @ 4:52 م
شكراً جزيلاً إلى جميع المهتمين