الإدارة و الهندسة الصناعية

نظراً لقيمة وقت العمل فإن قدرتنا على توصيل المعلومات بشكل واضح ومختصر وسريع هي من المهارات الجيدة. يمكننا أن نختصر التقرير في ورقتين أو ثلاث ولكن اليابانيون ابتدعوا فكرة بسيطة ولكنها ذات قيمة وهي كتابة التقرير المختصر في ورقة من حجم أ3 وهو الورق الذي تكون مساحته ضعف الورق المعتاد. فورق التصوير والطباعة المعتاد يسمى أ4 وأما الورق الكبير فيسمى أ3 ويكون أبعاده  297 مم طول و420 مم عرض.

التقرير أ4 يكون طوليا كالشكل أدناه

 ما هي قيمة كتابة التقرير في ورق أ3 بدلا من الورق العادي؟

أ- يمكنك كتابة أشياء عديدة مساوية لما تكتبه في ورقتين من الورق العادي

ب- يتمكن القارئ من رؤية محتويات التقرير جنباً إلى جنب دون الحاجة لتقليب الأوراق لمحاولة ربط الحقائق بالنتائج

ت- يمكنك وضع صورة أو رسم يوضح أمرا هاما في التقرير ويمكن للقارئ رؤيته بجانب الحقائق والنتائج مما يساعد على فهم الموضوع بسهولة

كيف يُكتب التقرير أ3؟

يتم تقسيم التقرير إلى عمودين بدون الحاجة لتخطيط العمودين. ثم يتم تقسيم كل عمود إلى فقرتين أو ثلاثة. قد يوضع رسم يبين شكل الجهاز الذي نتحدث عنه أو الجدول الزمني للتنفيذ. تُكتب المعلومات بشكل منظم ومختصر

تَصور البعض أن التقرير أ3 هو أسلوب لحل المشاكل. ولكنه في الواقع أسلوب كتابة تقرير بنفس الأسلوب الياباني لدراسة المشاكل. ولذلك فيمكنك كتابة تقرير على ورق أ3 ولا يساعد على تفهم المشكلة وحلها. ولكن ينبغي كتابة التقرير بأسلوب يعكس التفكير المنطقي في حل المشاكل. ولذلك فعند كتابة تقرير يُوضح مشكلة ما وأسلوب حلها فقد يُقسم التقرير إلى

أ- شرح المشكلة

ب- شرح الأسباب المحتملة للمشكلة

ت- تحديد سبب المشكلة

ث- كيفية التنفيذ

ج- جدول التنفيذ

وإن كنا قد قمنا بحل المشكلة ولوجزئيا فقد يكون التقسيم كالتالي

أ- شرح المشكلة

ب-ما تم فعله

ت- تحديد سبب المشكلة

ث- إجراءات منع تكرار المشكلة

قد تُفضل وضع ملخص في البداية وقد لا تضعه

وهذا نموذج آخر

الموضوع : مشاكل جودة منتج الشركة التاريخ:  6سبتمبر 2006 من: إدارة الجودة
ضَع رسم توضيحي للمُعِدة هنا…………………	وصف المشكلة …………………
سبب المشكلة …………………
الحل…………………	الأسباب المحتملة…………………
الجدول التنفيذي…………………

مواقع متعلقة بنفس الموضوع

http://www.gembapantarei.com/2007/04/a3_report_title_pick_up_your_t.html
http://www.coe.montana.edu/IE/faculty/sobek/A3/report.htm
http://leanhealthcarewest.com/a3_problemsolving.html
http://www.leanhealthcareperformance.com/lean/a3.html