إعداد محضر اجتماع

ناقشتُ في عدة مقالات سابقة “إدارة الاجتماعات” وكيفية إعداد دعوة اجتماع. أُناقش هنا كيفية كتابة مَحضر الاجتماع Minutes of Meeting. محضر الاجتماع هو وسيلة لتسجيل أهم أحداث وقرارات الاجتماع فهو يَخدم عدة أهداف:

• تسجيل قرارات الاجتماع بحيث لا تُنسى وبحيث يُمكن متابعتها

• توضيح نتائج الاجتماع لمن لم يحضر الاجتماع
• توضيح الجهات والأشخاص الذين حَضروا الاجتماع
• تلخيص مُناقشات وقرارات الاجتماع

من الفوائد غير المباشرة لمحضر الاجتماع أنه يوضح ما إذا كان الاجتماع انتهى إلى قرارات أم أنه كان مُجرد جلسة حوار ومناقشات لا فائدة منها.

مُكوِّنات محضر الاجتماع

لابد أن يحتوي محضر الاجتماع على المعلومات الأساسية وهي: موضوع الاجتماع، مكان وزمان الاجتماع، أسماء الحاضرين والجهات التي يُمثلونها في الاجتماع، اسم رئيس أو قائد الاجتماع، اسم مُعد محضر الاجتماع، تاريخ كتابة محضر الاجتماع، القرارات التي  اتخذت، أي أحداث يكون هناك قيمة من تسجيلها. قد يتم توضيح تاريخ الاجتماع التالي ووقت انتهاء الاجتماع. وقد يتم تسجيل اعتذار من اعتذر عن حضور الاجتماع.

كيف تقوم بتسجيل المسودة الأولى لمحضر الاجتماع؟

إذا أُوكل إليك تسجيل محضر الاجتماع فعليك أن تأخذ الأمر على مَحمَل الجد لأن إعداد محضر الاجتماع بشكل مُحدد وواضح يُساهم بشكل أساسي في نجاح الاجتماع في الوصول إلى غايته. فقد يتسبب غُموض محضر الاجتماع أو إغفاله لذكر أمرٍ هام في حدوث مشاكل عديدة مثل عدم تنفيذ بعضا من قرارات الاجتماع أو التسبب في حدوث تنازع بين الجهات المشتركة في الاجتماع.

يجب أن تكون عل علم بموضوع الاجتماع وسبب انعقاده وجدول الأعمال. يجب أن تحضر قبل انعقاد الاجتماع وأن تصطحب معك الأدوات التي ستستخدمها لتسجيل المسودة الأولى لمحضر الاجتماع. هذه الأدوات قد تكون قلم وعدة أوراق وقد تكون جهاز تسجيل صغير أو جهاز MP3 أو حاسوب. قم بتسجيل أسماء من حضروا الاجتماع أو قم بتمرير كشف حضور واطلب من كل مشارك التوقيع أو وَضع علامة أمام اسمه أو تسجيل اسمه إن لم يكن مسجلا. يُفضل أن تجلس قريبا من قائد الاجتماع حتى يمكنك استشارته في أي أمرٍ متعلق بمحضر الاجتماع. تأكد من أنك تعرف أسماء المتحدثين ويمكنك رسم شكل تخطيطي لأماكن جلوس المشاركين بحيث ترجع إليه عند الحاجة ويمكنك أن تطلب من المتحدث تقديم نفسه. قُم بتسجيل القرارات وأهم المناقشات والتوضيحات التي قِيلت. لا تُحاول تسجيل كل كلمة وكل رأي ولكن سجل الأشياء الهامة. لا تُسجل الأحاديث الخارجة عن أمور العمل ولا تُسجل تفاصيل المناقشات. سجل القرارات والمواضيع حسب ترتيب حدوثها في الاجتماع أو حسب ترتيب جدول الأعمال. كُن حريصا ودقيقا فيما تكتب لِكيلا يرفض المشاركون بعد ذلك التوقيع على محضر الاجتماع. قد تتأكد أ من قبول المشاركين لما كتبته وذلك قبل نهاية الاجتماع أو قبل الانتقال إلى فقرة أخرى في جدول الأعمال.

بعض الاجتماعات يكون لها طابع رسمي جدا مثل اجتماعات الجمعيات العمومية ومجالس الإدارات وما إلى ذلك. هذه الاجتماعات قد تتميز بصيغة محددة لمحضر الاجتماع أو باشتراطات خاصة. في هذه الحالات عليك مُراعاة تلك الاشتراطات الخاصة. في هذه المقالة نتحدث عن اجتماعات العمل الرسمية العادية.

بعد الاجتماع قُم بإعداد مسودة محضر الاجتماع مما سجلته أثناء الاجتماع واعرضها على قائد الاجتماع ثم مررها على المشاركين للتوقيع أو إبداء أي ملاحظات ثم قم بتوزيع المحضر الاجتماع النهائي. حاول إنجاز مسودة محضر الاجتماع في أقرب وقت بعد الاجتماع. في بعض الاجتماعات الرسمية جدا يتم التصديق على محضر الاجتماع في أول الاجتماع التالي.

محضر الاجتماع قد يتكون من ورقة أو اثنتين أو عدة أوراق حسب تفاصيل الاجتماع ومدى رسميته. قد يتم إرفاق بعض المستندات بالاجتماع كجدول زمني أو رسم توضيحي

أمثلة للأخطاء في إعداد محضر اجتماع:

المثال الأول: المثال التالي يوضح محضر اجتماع لتحديد سبل تقليل وقت انتظار العملاء قبل الحصول على الخدمة

---

محضر اجتماع

موضوع الاجتماع: تقليل وقت انتظار العملاء قبل الحصول على الخدمة

مكان الاجتماع: غرفة الاجتماعات رقم 5

قائد الاجتماع: مدير العمليات- إبراهيم سعد

موعد الاجتماع: يوم الأحد 11 مارس 2007 الساعة الثانية ظهرا

الهدف من الاجتماع: دراسة كيفية تقليل وقت انتظار العملاء بعد وصول عدة شكاوى خلال الشهر الماضي

ملخص لما دار في الاجتماع

بعد دراسة الموضوع تقرر الآتي:

• تحسين مكان الانتظار
• تقليل الوقت اللازم لخدمة العميل
• تدريب موظفي المبيعات لرفع مستواهم

---

ماذا تُلاحظ على دعوة الاجتماع السابقة؟ بالإضافة إلا أن الدعوة لم توضح من هم المشاركون في الاجتماع فإن هناك خطأ فادح. هل تعرف ما هو؟ إن الدعوة لم تحدد من سيقوم بتنفيذ القرارات ولا متى سيتم تنفيذها ولا كيف سيتم تنفيذها. إن القرارات هي عبارة عن شعارات عامة جدا وغير دقيقة. من الطبيعي أن يُعقد نفس الاجتماع بعد عدة أشهر ولا يكون شيئا قد تغير وبالتالي تكون الاجتماعات كعَدَمها بل عدمها أفضل في هذه الحالة.

المثال الثاني: المثال التالي يوضح محضر اجتماع لتحديد لدراسة أسباب المشاكل في جودة المنتج وأسلوب تحسينها

محضر اجتماع

موضوع الاجتماع: رفع مستوى الجودة

مكان الاجتماع: غرفة الاجتماعات رقم 5

قائد الاجتماع: مدير الجودة- إبراهيم سعد

موعد الاجتماع: يوم الأحد 11 مارس 2007 الساعة الثانية ظهرا

المشاركون:

حسن فريد – مدير الإنتاج

فتحي نور – مدير التخطيط

محمد أحمد – مدير الصيانة

نبيل كريم- مهندس الجودة

الهدف من الاجتماع: دراسة أسباب مشكلات جودة المنتج وأسلوب تحسينها

ملخص لما دار في الاجتماع

بدأ الاجتماع الساعة الثانية والنصف وقد بدأ بشرب بعض العصائر ثم حدد مدير الجودة أهداف الاجتماع. وقد تحدث مدير التخطيط موضحا أن معظم المشاكل هي بسبب أخطاء في الإنتاج مما أثار حفيظة مدير الإنتاج الذي ادعى أن جميع عمليات الإنتاج تتم بشكل رائع. وقد أبدى مدير الصيانة تحفظه على اتهامات مدير الإنتاج بأن أعمال الصيانة لا تتم بشكل جيد. وبعد ذلك توقف الاجتماع لفترة راحة خمس دقائق

بعد فترة الراحة قرر المجتمعون:

• تشكيل فريق عمل من إدارة الجودة والإنتاج والصيانة والتخطيط لدراسة أسباب مشاكل جودة المنتج على أن تقدم تقريرها لمديري الإدارات خلال عشرة أيام
• يتم عقد الاجتماع التالي يوم الأحد 25 مارس الساعة الثانية ظهرا في نفس المكان

بعد ذلك حيَّا مدير الجودة جميع الحضور وتبادلوا الأحاديث الودية

مدير الجودة

تحريرا في 12 مارس 2007

---

ماذا تلاحظ على دعوة الاجتماع السابقة؟

إنها تحتوي على معظم المعلومات الأساسية ولكن يعيبها أمر خطير وهو أنها تبدو كوصف تفصيلي لما حدث في الاجتماع. محضر اجتماع العمل ينبغي أن يقتصر على الأشياء الهامة وخاصة القرارات أما وصف الأحاديث التي دارت وفترات الراحة فهو أمر لا يُكتب في محضر الاجتماع

المثال الثالث: المثال التالي يوضح محضر اجتماع لتحديد جدول الرحلات في المدرسة في نصف العام الدراسي الثاني

---

محضر اجتماع

تم عقد اجتماع بهدف  تحديد جدول الرحلات في نصف العام الدراسي الثاني وذلك في غرفة الاجتماعات الرئيسية بالمدرسة. وقد قاد الاجتماع الأستاذ الفاضل مدير المدرسة- حسن سامح وقد بدأ الاجتماع يوم الأحد 11 مارس 2007 الساعة الثانية ظهرا. وقد حضر الاجتماع وكلاء المدرسة ومشرف الرحلات ومشرفو المواد.

وقد تم الاتفاق على أن تبدأ الرحلات برحلة إلى متحف العلوم في الأسبوع الخامس ثم يلي ذلك رحلة إلى مصنع أسمنت الشرق في الأسبوع السابع. وقد تقرر أن تكون هناك رحلة ترفيهية إلى مدينة الألعاب مرة أسبوعيا في الأسابيع من التاسع إلى الثاني عشر. وسوف يوق مشرف الرحلات بالتعاقد مع شركة النقل حسب الجدول الموضوع. وسوف يتولى مدرس التريبة الرياضية الإشراف على الرحلات الترفيهية ويتولى مدرس العلوم الإشراف على رحلة متحف العلوم ويتولى مدرس الدراسات الإشراف على رحلة الشرق للأسمنت. وسوف يسمح بحضور مرافق مع كل طالب مع الأخذ في الاعتبار أن كل رحلة ستتكون من حافلتين بمعنى أن عدد الطلبة والمرافقين في كل رحلة سيكون ثمانون فردا. وسوف يتم توفير وجبات خفيفة في كل رحلة وسوف يتولى مشرف الرحلات تنسيق ذلك مع مطعم المدرسة.

---

ماذا تلاحظ على دعوة الاجتماع السابقة؟ على الرغم من أنها احتوت معلومات دقيقة وواضحة ووضحت المسئوليات إلا أن أسلوب إخراجها سيء لأن القارئ لا يستطيع الوصول إلى أي معلومة سوى بقراءتها كلها. من المفضل توضيح المعلومات الأساسية كالزمان والمكان والمشاركين وموضوع الاجتماع وقائد الاجتماع على شكل نقاط كما سبق في الدعوتين السابقتين. كذلك يجب توضيح قرارات الاجتماع في شكل نقاط أو في شكل جدول. فكان من الأنسب وضع جدول يوضح مواعيد الرحلات ثم توضيح النقاط العامة أسفل الجدول على شكل نقاط منفصلة.

لعلك تكون أدركت بعض الأخطاء في كتابة محضر الاجتماع مما يساعدك على تلافيها عند قيامك بإعداد محضر اجتماع.

مواضيع ذات صلة:

إدارة الاجتماعات
إعداد دعوة الاجتماع
من سمات الاجتماعات الفاشلة
إعداد جدول زمني…..Gantt Chart
إعداد عرض تقديمي

مواقع حول نفس الموضوع:

إدارة الاجتماعات
How to take minutes of meeting
Taking minutes
Tips of taking minutes
How to take minutes

About these ads