تطبيقات عربية إدارية: تطوير العمل في مكتب التصميم
المهندس الحسيني هو مدير لمكتب التصميم الهندسي بشركة للتصنيع. يحكي لنا المهندس الحسيني تجربته في تطوير العمل في مكتب التصميم الهندسي خلال ما يزيد عن عشر سنوات.
البداية
تم إنشاء هذا المكتب في عام 1995 لكي يقوم ببعض أعمال التصميم والتطوير بالشركة. وقد بدأ المكتب بمدير ومهندس (هو المهندس الحسيني). كان لدى هذا المدير والمهندس طموحات وحماس للعمل في هذا المجال. مدير المكتب كان له خبرة طويلة في العمل في هذه الشركة وكان مهندسا متميزا وقد سبق وأن حصل على دبلوم في الإدارة من إحدى الجامعات الأوروبية. أما المهندس الحسيني فكان وقتها مهندسا صغيرا وكان يحلم منذ صغره أن يكون مثل المهندسين الألمان وأحس أن هذا المكان هو فرصته لتحقيق حلمه.
في عام 1999 أي بعد عدة سنوات من إنشاء المكتب تم ضم مجموعة من الرسامين (أي الذين يقومون برسم المعدات رسما هندسيا) إلى المكتب. كان انضمام هؤلاء الرسامين لمكتب التصميم يمثل زيادة في إمكانات القسم ولكنه في نفس الوقت يمثل بعض التحديات الجديدة. هؤلاء الرسامون كانوا أكبر سنا من المهندس الحسيني - الذي سيشرف على عملهم- بحوالي 15 عاما. بالإضافة لذلك فإنهم على الرغم من كونهم رسامين فإنهم كانوا في الفترة السابقة يقومون بأعمال كثيرة لا علاقة لها بالرسم الهندسي مما أضعف مهاراتهم في هذا المجال. ولكن هناك جاني إيجابي آخر وهو أن هؤلاء الرسامين مشهود لهم بالالتزام في العمل والعلاقات الطيبة مع الزملاء.
كان أسلوب الرسم الذي يستخدمه هؤلاء الرسامون هو الأسلوب التقليدي أي الرسم على اللوحة بالطريقة اليدوية وكانت لوحة الرسم الواحدة تستغرق أسبوعاً أو أكثر وكان مستوى جودة اللوحات منخفضاً. ويحكي المهندس الحسيني عن أهدافه في تلك الفترة:
“كان هدفي أن تخرج اللوحات بنفس مستوى جودة ودقة نظيراتها من اللوحات الألمانية أو اليابانية. وكان عليّ أن أجعلهم يثقون في قدراتي لكي يتقبلوا توجيهاتي. وقداتبعنا أسلوب التدريب بأداء العمل On Job Training بأن شجعتهم على استخدام المواصفات القياسية Standard المختلفة للبحث عن المعلومات المطلوب وضعها على الرسم الهندسي. وكنا نساعدم عندما يواجهون صعوبات في البحث في المواصفات المختلفة والاختيار من بينها. من هنا بدأت مهاراتهم تتحسن وثقتهم بأنفسهم تزيد إذ أصبحوا يقومون بأمور متقدمة فنيا.”
استخدام الحاسوب في إعداد الرسومات
بعد ذلك بدأ التفكير في استبدال طريقة الرسم التقليدية بطريقة الرسم باستخدام الحاسوب. وكان هذا تحدٍ كبير حيث أن مهارات هؤلاء الرسامين في الحاسوب كانت محدودة جدا. وتم عقد تدريب للمهندسين والفنيين (الرسامين) سويا على برنامج اتوكاد AuoCad الذي سيستخدم كبرنامج للرسم الهندسي. وقد أفاد تدريب المهندسين مع الفنيين في كسر حاجز الخوف والخجل لدى الرسامين. وأفاد أيضا في أن ساعد المهندسين الفنيين على استيعاب الموضوع لما للمهندسين من مهارات في اللغة الإنجليزية أعلى من الرسامين.
تم تنظيم التدريب بحيث يتم على مرحلتين. في المرحلة الأولى تم التدريب على المهارات الأساسية. ثم تم عقد المرحلة الثانية من التدريب بعد عدة أسايبع لكي تتاح فرصة بين المرحلتين للممارسة. المرحلة الثانية من التدريب أفادت في الإجابة على التساؤلات التي طرأت أثناء الممارسة وأفادت في توضيح الطرق المتقدمة في برنامج أتوكاد.
نجحت التجربة وبدأ العمل يتحسن وظهر ذلك على مستوى اللوحات الجديدة. لاحظ أن استخدام الحاسوب يجعل تعديل الرسومات وعمل تصميمات جديدة مشتقة من تصميمات سبق إعدادها أمرا يسيرا جدا مقارنة بالرسومات اليدوية. كذلك فإن استخدام الحاسوب في الرسم يجعل زمن إعداد اللوحة الواحدة أقل عدة مرات من الطرق اليدوية.
على الرغم من ذلك فإن المهندس الحسيني لاحظ وجود مشكلة لدى الرسامين في استخدام بعض وظائف الأتوكاد نظرا لصعوبة تعاملهم مع وسائل المساعدة Help بسبب ضعف مهاراتهم في اللغة الإنجليزية. هذا الضغف في اللغة الإنجليزية كان أحد العوائق عند التعامل مع المواصفات القياسية المختلفة Standard وكان له تأثير في فهم بعض الملاحظات المدونة على الرسومات. لذلك فقد اتخذ المهندس الحسيني ومدير المكتب قرارا بتدريب الرسامين على اللغة الإنجليزية مما كان له أثر جيد في تطوير مهاراتهم بالإضافة إلى الجانب النفسي الجيد إذ شعروا باهتمام إدارتهم بتحسين قدراتهم.
جو العمل
يقول المهندس الحسيني:
“يجمع فريق العمل كله من مديرين ومهندسين ورسامين جواً من الحب والمودة القائمة على الاحترام المتبادل. عندما يكون عند أحد من الرسامين ظروف طارئة فإنه يحصل على أجازة ويقوم زميله بمهامه بكل ترحيب. هذا الجو أعطاهم حبا لمكان العمل وييدو ذلك واضحا عندما تظهر مشكلة ما، إذ نجدهم كلهم على استعداد للمساهمة في الحل ولو كان ذلك يقتضي العمل بعد ساعات العمل أو الحضور في أيام الاجازات الأسبوعية. ”
يحاول العاملون في هذا المكتب المساندة في السراء والضراء فعندما تطرأ مناسبة سعيدة لأحدهم فإن باقي المجموعة تقوم بجمع بعض المال من بعضهم البعض وشراء هدية لهذا الزميل. وعندما يحدث لأحد أفراد الفريق حدث سعيد فإنه يقوم بإعداد خبز باللحم -معروف في مصر باسم حواوشي- ويدعو باقي المجموعة من مهندسين ومديرين ورسامين لتناول هذه الوجبة في أثناء فترة راحة الغداء.
يحاول مديري المكتب تحفيز العاملين في المكتب وذلك بتوفير الأدوات التي تمكنهم من اداء عملهم وتوفير التدريب المناسب والإثناء عليهم عند القيام بعمل جيد وتحويل اللوم على الخطأ إلى محاولة لتحسين الأداء. ويتم اتباع سياسة تنوع المهام لكل شخص أي تدريبه على القيام بعدة مهام وهو أمر يقضي على الملل ويجعل هناك مرونة في توزيع المهام.
أفراد جدد
مع مرور السنوات انضم اثنان من المهندسين لمكتب التصميم واثنان من الرسامين. أحد هؤلاء الرسامين كان لديه رهبة كبيرة في استخدام الحاسوب حيث لم يسبق له استخدامه في العمل بالإضافة إلى أنه كان كثير التَغيُب عن العمل. ولكن مديري المكتب بدؤو في تدريبه تدريجييا وكانت النتيجة مذهلة إذ أصبح قادرا على استخدام العديد من البرامج للرسم وحفظ البيانات بل إن نسبة تغيبه عن العمل انخفضت كثيرا.أما المهندسين فتم تشجيعهم على البحث والتعلم وتطوير مهاراتهم.
مشاريع كبيرة
بدأ المكتب يتحول من مكتب يقوم بتصميمات محدودة إلى مكتب يقوم بإعداد تصميمات ورسومات لمشروعات كبيرة. أحد هذه المشاريع تكلف عدة ملايين من الدولارات هو إنشاء ماكينة كبيرة مشابهة لأخرى مستخدمة بالفعل مع بعض التعديلات. قام المكتب بإعداد كافة التصميمات والرسومات التي تم تنفيذها بالفعل وساهمت بشكل أساسي في نجاح المشروع. وفي مرات متفرقة تم إعداد رسومات لمشاريع كبيرة في شركات أخرى.
حفظ الرسومات إلكترونيا
على الرغم من استخدام الحاسوب لإعداد الرسومات الهندسية فإن هناك كمٌ كبير من الرسومات -التي تخص المعدات - متوفر في صورة أوراق فقط. هذه الرسومات يتم استخدامها في مكتب التصميم لتعديل الرسومات أو إعداد رسومات مشابهة لمشاريع جديدة وكذلك يستخدمها مسئولي الصيانة والتشغيل في عملهم. لاحظ العاملون في المكتب الفارق الكبير بين البحث في الرسومات الورقية وبين البحث في الرسومات الإلكترونية (المرسومة بالحاسوب). لذلك بدأ التفكير في تحويل هذه الرسومات الورقية بالكامل إلى رسومات إلكترونية عن طريق عمل مسح ضوئي لها Scan وتوفير وسائل طباعة لجميع مقاسات الرسومات.
تم التعاقد على شراء هذه الأجهزة وبدأ التفكير في شراء نظام إلكتروني يسمح بالبحث عن الرسومات وعرضها وطباعتها عن طريقة شبكة الشركة الداخلية Intranet. هذا النظام يسمح لأي فرد بالشركة من البحث عن أي رسم يريده وعرضه على الشاشة وطباعته او طباعة جزء منه عن طريق صفحة Web Page تسمح بالبحث باستخدام اسم الرسم أو رقمه أو غير ذلك.
وبالفعل تم البدء في هذا المشروع في عام 2005 وتم عمل مسح ضوئي لآلاف الرسومات وتم تفعيل نظام تداوال الرسومات عن طريق الحاسوب (الشبكة الداخلية Intranet). وقد أقاد هذا النظام كثيرا إذ يسَّر العمل لكثير من مستخدمي هذه الرسومات بالإضافة إلى تيسير العمل داخل مكتب التصميم نفسه. وأصبح بوسع من يبحث عن بعض الرسومات أن يحصل عليها عن طريق الحاسوب بدلا من أن يطلب من مكتب التصميم أن يرسل له نسخة مصورة.
والمشكلة التي تواجه المهندس الحسيني هي أن بعض الإدارات لا تستخدم هذا النظام حتى الآن بل إن بعض العاملين لا يعلمون بوجوده أصلا. ويتعجب مديري مكتب التصميم من هذا الأمر لأنهم أرسلوا بالفعل بعض المذكرات التي نوضح كيفية استخدامه.
لا أوراق بعد اليوم
بعد نجاح عملية المسح الضوئي للرسومات والتوسع في استخدام الحاسوب في إعداد الرسومات فإن المهندس الحسيني يرفع شعار: لا أوراق بعد اليوم No More Papers ويهدف إلى ان يكون كل شيء مخزن على نظام تخزين الرسومات الإلكتروني بما في ذلك المستندات الأخرى مثل المعلومات والمواصفات الفنية. ويتمنى المهندس الحسيني أن يتم التعامل بين المكتب والإدارات المختلفة عن طريق شبكة الحاسوب. ويفكر المهندس الحسيني ورفاقه في ربط نظام التخزين الإلكتروني للرسومات بأنظمة معلومات أخرى مثل أنظمة المشتريات.
موضوعات ذات صلة:
دعوة للمشاركة في: تطبيقات عربية في الإدارة
دعوة للمشاركة في: تطبيقات عربية في الهندسة الصناعية
