تصميم موقع داخلي Intranet Site Design

ناقشت في المقالة السابقة بعض فوائد المواقع الداخلية للمؤسسات Intranet Sites وفي هذه المقالة أناقش كيفية تصميم موقع داخلي للمؤسسة من حيث الشكل والمحتوى.

تصميم الموقع:

هناك أمور كثيرة يجب مراعاتها عند تصميم الموقع لكي يكون مناسبا للاستخدام اليومي في العمل. فإنشاء الموقع ووضع بعض المعلومات لا يعني أنه سيتم استخدامه بشكل مستمر في العمل. فلابد من توافر الأسباب التي تؤدي إلى استخدام الموقع ومنها أن يكون الموقع مصمما بحيث يسهل تصفحه ويسهل الوصول للمعلومات بسرعة. لذلك فإن عليك الاعتناء بالآتي:

تصميم القوائم Menu وهو أمر غاية في الأهمية بحيث يساعد على التجول بين أقسام الموقع بسهولة. 

تصميم الصفحة الأولى التي يبدأ منها عادة كل المتصفحين للموقع. لابد من اختيار الروابط التي توضع في هذه الصفحة بحيث تيسر عملية البحث عن المعلومات. من المفضل أن يصل المستخدم إلى أي معلومة بعدد قليل من النقرات (ضغطات الفأرة) وهذا يتأتى من تقسيم الروابط إلى مجموعات منطقية ووضع روابط أساسية في القائمة أو الصفحة الأولى.

توفير وسيلة بحث في صفحات الموقع بحيث يستخدمها المتصفح للوصول إلى ما يريد من خلال البحث عن كلمة أو عدة كلمات. استخدام البحث يساعد المستخدم عندما لا يستطيع الوصول للصفحات التي يريدها.

وضع روابط في كل صفحة للصفحات التي قد يرغب المتصفح في زيارتها بعد هذه الصفحة. فمثلافي صفحة المشروع عليك أن تصع روابط للصفحات التي تخص هذا المشروع بحيث يمكن للمستخدم الانتقال إليها مباشرة من هذه الصفحة. لا مانع من تكرار نفس الرابط عدة مرات في صفحات مختلفة. على سبيل المثال: قد يكون هناك رابط لصفحة مشروع تركيب أجهزة جديدة في صفحة المشروعات وفي صفحة إدارة التصنيع وفي صفحة إدارة المشتريات.

وجود وسيلة للعودة للصفحة الرئيسية. أمر بسيط ولكنه قد يُنسى بين الصفحات المختلفة. تأكد من وجود رابط في كل صفحة للعودة إلى الصفحة الرئيسية. وكذلك تأكد من وجود رابط للعودة إلى الصفحة الرئيسية الثانية مثل الصفحة الرئيسية للإدارة عند تصفح موقع إدارة ما أو الصفحة الرئيسية للمشروع عند تصفح مشروع ما.

التعرف على احتياجات المستخدمين للموقع: استمع للمستخدمين للموقع وشجعهم على توضيح الصعوبات التي يجدونها في تصفح الموقع. ويمكنك كذلك ملاحظة المستخدمين أثناء بحثهم عن الصفحات لكي تتعرف على المشاكل بنفسك لأن المستخدمين للموقع قد لا ينقلون لك الكثير من المشاكل التي تقابلهم. الاستماع للمستخدمين وملاحظتهم هي الوسيلة المثلى لتطوير الموقع وخاصة أن مستخدمي موقع الإنترانت هم العاملون بالمؤسسة فقط. لا تحاول بناء موقع يعجبك أنت ولكن حاول بناء موقع يعجب المسخدم نفسه.

فكر بأسلوب المستخدم: عندما تنظم الموقع فعليك أن تفكر كيف سيبحث المستخدم عن هذه الصفحة؟ غالبا ما يتبادر إلى الذهن تقسيم الموقع بنفس تقسيم الهيكل التنظيمي وذلك لكي يتولى كل قسم أو إدارة مسئولية مجموعة من الصفحات. هذا أمر له ما يميزه وله ما يعيبه. من المهم أن تكون هناك صفحات لكل إدارة لكي يتعرف من يريد على وظيفة تلك الإدارة والعاملين فيها وأخبارها. وعلى الجانب الآخر فإن اعتبار التصفح قائم على هذا الهيكل يجعل الوصول للمعلومات أمر صعب ولا يشجع على العمل الجماعي. لذلك فإنه ينبغي أن يكون هناك وسيلة للوصول إلى الصفحات غير الترتيب المنطقي للهيكل التنظيمي. فمثلا عند البحث عن تقرير ما لا يلزم أن أكون على علم باسم القسم أو الإدارة التي تصدره وأضطر للتصفح من إدارة إلى قسم حتى أصل إلى التقرير وإنما يجب أن يكون هناك روابط توصل إلى هذه التقارير أو المعلومات بشكل مباشر. وعندما أحب متابعة مشروع ما فإنه قد أضل طريقي بين الإدارات لكي أصل إلى صفحة المشروع ولكن يمكن وضع رابط للمشاريع بحيث يقودني ذلك الرابط إلى كل المشاريع تحت التنفيذ.

سرعة تحميل الصفحات: عندما تنتظر أكثر من بضع ثوان لكي يتم تحميل الصفحة فإنك تشعر بالملل وربما أغلقت الموقع أو ذهبت لموقع آخر. لذلك فإنه ينبغي أن نأخذ هذا في الاعتبار عند تصميم الإنترانت فلا نجعل الصفحة مليئة بالصور التي يبلغ حجم كل صورة منها كذا ميجا بايت. المستخدم ينتظر أن ينقر على الرابط فتأتيه المعلومة في ثانية أو اثنين او ثلاثة. هذا الأمر أهم عند المستخدم من الصور الجمالية والألوان الكثيرة.

البساطة: لا تضع أشياء لا داعي مثل الرسوم المتحركة والصور التي لا علاقة لها بالموضوع والكتابة بالخطوط المجسمة. اسأل نفسك ما هو الهدف من الصفحة؟ إنه توفير معلومة او معلومات في صورة مفهومة وسريعة. حاول تركيز كل جهدك لتحقيق هذا الهدف ولا تحاول جعل الصفحة تبدو كلوحة فنية رائعة في وسطها معلومة فأنت لا تريد ان تشغل المستخدم بشيء آخر. اجعل الصفحة مرتبة وواضحة ومكتوبة بشكل أنيق ولكن لا تضف أشياء لا داعي لها. هذا مماثل تماما لاستخدام الحروف الطائرة والمناظر الطبيعية في العروض التقديمية. وهناك مقالات وكتب عديدة عن البساطة في هذا العصر نظرا لتوفر تكنولوجيات كثيرة تتيح لك الكثير. ليس معنى القدرة على فعل الشيء أن تفعله فمثلا أنت تقدر على أن تضع وردا حول رأسك ولكنك لن تفعل، ويمكنك أن تلبس حذاء يضيء في الليل ولكنك لن تفعل. فكذلك عند تصميم الموقع ركز على هدفك ولا تشوش على متصفح الموقع.

تصميم الصفحات بحيث يمكن الوصول للمعلومة بسرعة. لا تصمم الصفحة بحيث يضطر القارئ أن يقرأ كل سطر ليبحث عن رقم تليفون مثلا. استخدم العناوين والعناوين الفرعية لترتيب الصفحة أو استخدم الجداول أو الرسوماتا لتوضيحية.

طول الصفحات: من المفضل ألا تكون الصفحات طويلة جدا ولكن يمكن تقسيم الصفحة الطويلة إلى عدة صفحات حسب الموضوع. في حالة الضرورة يمكن توفير وسائل للتنقل خلال نفس الصفحة عن طريق تقسيم الصفحة إلى أقسام ووضع روابط أعلى الصفحة للذهاب إلى أي قسم ووضع رابط في كل قسم للعودة إلى أعلى الصفحة.

اللغة: استخدم لغة مفهومة لمستخدمي الموقع. لا تستخدم الإنجليزية طالما بعض مستخدمي الموقع أو كلهم لا يحسنون الإنجليزية

لا تستخدم التحويل من إكسل أو وورد إلى HTML لأن هذا يجعل التعديل في الصفحة بعد ذلك صعبا جدا لأن ما تكتبه في محرر HTML مباشرة في عشر سطور ستحصل عليه في مائة سطر عند التحويل من هذه البرامج إلى HTML. وهذا يجعل التعديل في الصفحة لاحقا أمر معقد.

تشابه وسائل التصفح بين المواقع الفرعية المختلفة: لا تحاول وضع القائمة أو الروابط مرة بالأعلى ومرة بالأسفل ومرة على الجانب ولكن حاول وجود تشابه إلى حد ما في أسلوب الانتقال بين الصفحات فهذا يساعد المستخدم.

لا تجعل الموقع مجرد مجموعة من الملفات : قد تضع الكثير من الملفات من نوع PDF ليسهل طباعتها ولكن لا تجعل الموقع مجرد ملفات ولكن خصص بعض الوقت لبناء شاشات HTML فهذا أمر مختلف عن الملفات. فالملفات مفيدة في الطباعة ولكنها لا تتيح وسائل التصفح المختلفة.

مواقع ذات صلة بالموضوع:

Ten Ways to Continuously Improve your Intranet

Internet Usability: The Trillion Dollar Question

Top Ten Intranet Design Mistakes

System Design: Building Your Intranet Infrastructure

Eight Tips for Launching the Company Intranet