ناقشت في المقالتين السابقتين أهمية المواقع الداخلية للشركات Intranet Sites وكيفية تصميم تلك المواقع. وبعد إنشاء الموقع قد نفاجأ بأن العاملين لا يستخدمونه وبالتالي لا يؤدي الموقع الأهداف التي أنشأ من أجلها مثل تبادل المعلومات والمعارف والتحفيز وخلق روح الفريق. فكيف تستطيع حمل الموظفين على استخدام الموقع؟ هذا هو موضوع هذه المقالة.
أفكار للتشجيع على استخدام الموقع:
المحتوى المتميز هو أفضل وسيلة لجذب الانتباه للموقع. عندما تجد في الموقع محتوى متميزا فإنك ستزوره مرارا وتكرارا. فما هو المحتوى المتميز في الموقع الداخلي؟ المحتوى المتميز هو:
1- محتوى خاص بالمؤسسة نفسها: هذا أمر مميز جدا لأن الموظف لن يجد ذلك في أي موقع على الإنترنت. فحاول وضع معلومات خاصة بعمل المؤسسة فلا تقم بنقل مقالات من الإنترنت ووضعها في الموقع ولكن اكتب خصيصا للموقع الداخلي واطلب من الزملاء المتحفزين للفكرة أن يقوموا بإعداد بعض المقالات المفيدة في العمل. دليل العاملين والنماذج المستخدمة في المؤسسة هما مثالان عظيمان للمحتوى الخاص بالمؤسسة
2- محتوى يحتاج إليه العاملون في عملهم اليومي: فكر فيما يحتاج إليه أي موظف في المؤسسة وحاول وضع تلك المعلومات في الموقع وهذا يختلف من مؤسسة لأخرى. ما لم يكن الموقع يخدم الموظف في احتياجاته اليومية فلن يكون مفيدا.
3- محتوى يسعد به العاملون: مثل الأنشطة الاجتماعية والثقافية والرياضية. فهذه تشجع العامل على الدخول للموقع بشكل دوري وبالتالي يعتاد على استخدامه في أمور العمل.
4- محتوى متميز من ناحية الجودة: لا تحاول ملء الموقع بأي شيء ولكن تأكد من دقة وجودة المواد التي تُنشر على الموقع. المعلومات الصحيحة والدقيقة تجلب القراء والأخطاء الكثيرة تنفر زوار الموقع.
5- محتوى متميز من ناحية الحداثة: إذا وجدت أن المعلومات التي تحصل عليها من الموقع أقدم من تلك التي تحصل عليها من مصادر أخرى فإنك ستفقد الثقة في الموقع ولن تعتبره مصدرا للمعلومات. لذلك فإن تحديث المعلومات بصفة مستمرة هو أمرٌ حتمي للتشجيع على استخدام الموقع.
6- محتوى مفهوم: لا تستخدم لغة أو مصطلحات لا يفهمها العاملون فأنت تخاطب هؤلاء الناس فخاطبهم بلغة يفهمونها وإلا فلن يستمعوا إليك أي لن يزوروا الموقع
وهناك أمور أخرى
1- لا تقم بطباعة التقارير المنشورة بالموقع: أغلق الطريق الورقي لكي يجد العامل ألا طريق سوى طريق الموقع الإلكتروني فيعتاد عليه ويبدأ في اكتشاف مميزاته.
2- التدريب: قم بالتدريب مهما كانت بساطة الموقع فالتدريب يُعرِّف بالموقع ويجعل العامل يستخدم الموقع بكل إمكانياته. والتدريب يتيح فرصة للتعرف على آراء العاملين وهو ما يساعد على تطوير الموقع.
3- سهولة الوصول للموقع: كلما كان الدخول للموقع صعبا كلما قل الدخول عليه. سهولة الدخول تشمل توفر أجهزة كومبيوتر متصلة بالشبكة الداخلية وسرعة الدخول للموقع. وقد يصل الأمر إلى إمكانية الدخول على الموقع من أي مكان خارج العمل عن طريق كلمة سر لكل مستخدم.
4- جعل الموقع الداخلي هو الصفحة الرئيسية: اجعل الموقع الداخلي هو الصفة التي يراها المستخدم عند فتح مستعرض الشبكة أي اجعلها Home Page لكل الأجهزة.
5- تدريب المديرين: عندما يستطيع المدير استخدام الموقع بسهولة فإنه سيدفع الآخرين لذلك وسوف يطلب منهم نشر معلومات حديثة على الموقع وسيطلب منهم استخراج معلومات من الموقع.
6- توفير معلومات للموظفين الجدد: عندما يلتحق موظف جديد بالمؤسسة ويجد في الإنترانت كم مفيد من المعلومات التي تمكنه من الاندماج في المؤسسة بسرعة فإنه يعتاد على استخدام الموقع.
7- الحصول على دعم الإدارة: احرص على ان توضح مزايا الموقع الداخلي لإدارة المؤسسة لكي تحصل على تأييدهم للموقع فهذا يجعل المقاومين لمثل هذا التغيير ينصاعون للأمر وتفتر مقاومتهم.
8- مشاركة العاملين: عندما يقوم أحد العاملين بنشر مقال أو تقرير في الموقع فإنه سيقوم بتشجيع الآخرين على الدخول عليه. لذلك فإن فتح المجال لمشاركة العاملين بفكرهم في الموقع هو مما يشجع على استخدامه. ومن أبواب المشاركة أن يحتوي الموقع على منتدى Forum للعاملين.
9- نشر إنجازات العاملين: اكتب عن التطوير الذي يقوم به العاملون وانشر أسماء المشاركين في التطوير وصورهم فإن هذا مفيد من ناحية التحفيز وهو كذلك مما يجعل الكثير من العاملن يزور الموقع.
10- الاختيار المناسب لمشرفي الموقع: ابحث عن أشخاص لديهم رغبة قوية في نجاح تجربة الموقع الداخلي واجعلهم مشرفين على الموقع فهؤلاء هم الذين سيحرصون على تحديث الموقع وتطويره.
11- التصميم الجيد: وهذا ناقشته بالتفصيل في المقالة السابقة
12- التحسين المستمر: تابع معدل الدخول على الموقع وتعرف على الصفحات الأكثر زيار والأقل زيارة. حاول معرفة أسباب الدخول على الموقع وأسباب العزوف عن ذلك. ثم قم بتحسين الموقع بحيث يعظم من أسباب استخدامه.
مواقع ذات صلة بالموضوع:
Five Ways to Boost Intranet Traffic
Ten Ways to Drive Traffic to Your Intranet
Five Ways for Increasing Intranet Traffic
Thirty Fours Ideas for Promoting Your Intranet
Top Ten Tips for a Successful Intranet
بالنسبة لنا كل شيئ متوفر لكن و للأسف تنقسنا تقافة ؟؟ في هدا الميدان