ناقشتُ في عدة مقالات سابقة “إدارة الاجتماعات” وكيفية إعداد دعوة اجتماع. أُناقش هنا كيفية كتابة مَحضر الاجتماع Minutes of Meeting. محضر الاجتماع هو وسيلة لتسجيل أهم أحداث وقرارات الاجتماع فهو يَخدم عدة أهداف:
-
تسجيل قرارات الاجتماع بحيث لا تُنسى وبحيث يُمكن متابعتها
- توضيح نتائج الاجتماع لمن لم يحضر الاجتماع
- توضيح الجهات والأشخاص الذين حَضروا الاجتماع
- تلخيص مُناقشات وقرارات الاجتماع
من الفوائد غير المباشرة لمحضر الاجتماع أنه يوضح ما إذا كان الاجتماع انتهى إلى قرارات أم أنه كان مُجرد جلسة حوار ومناقشات لا فائدة منها.
مُكوِّنات محضر الاجتماع
لابد أن يحتوي محضر الاجتماع على المعلومات الأساسية وهي: موضوع الاجتماع، مكان وزمان الاجتماع، أسماء الحاضرين والجهات التي يُمثلونها في الاجتماع، اسم رئيس أو قائد الاجتماع، اسم مُعد محضر الاجتماع، تاريخ كتابة محضر الاجتماع، القرارات التي اتخذت، أي أحداث يكون هناك قيمة من تسجيلها. قد يتم توضيح تاريخ الاجتماع التالي ووقت انتهاء الاجتماع. وقد يتم تسجيل اعتذار من اعتذر عن حضور الاجتماع.
كيف تقوم بتسجيل المسودة الأولى لمحضر الاجتماع؟
الإدارة والهندسة الصناعية 