Archive for the ‘الاتصالات الإدارية’ Category

بعد وضع نظام مؤتمر الإبداع بدأ فريق العمل في تسويق الفكرة بين شباب الموظفين عن طريق وضع إعلانات داخل المؤسسة، وإرسال مذكرات، والحوارات الشخصية والتليفونية، وكما ذكرت فقد اختار فريق العمل أربعة وعشرين موضوعا بعد دراسة الطلبات المقدمة. ونظرا لأن هذا كان أولَ عام في رحلة فريق التحسين المستمر، وكانت هناك رغبة في المُضِي قدما بخطوات سريعة، فقد بدأ التجهيز للمؤتمر في فبراير وتمت عملية الاختيار للموضوعات في مارس وكان مخططا عقد المؤتمر في أول يونيو.

ترك فريق العمل المشاركين يُجهِّزُون عروضهم خلال شهر إبريل، وانشغل فريق العمل بالبحث عن قاعَة مناسبة، والتفكير في تفاصيل المؤتمر. وجد فريق العمل قاعة صغيرة في أحد الفنادق تتسع لحوالي ستين فردا بحيث يكون الجلوس على شكل فصل دراسي أي أن يكون هناك طاولة (منضدة) أمام الكراسي وتكون الكراسي مُتراصَّة صفوف خلف بعضها. وكان اختيار ترتيب الفصل الدراسي بدلا من الموائد المستديرة هو تقليل فرص الحوارات الجانبية، أمَّا وضع طاولة (منضدة) أمام الكراسي فهو لكي يشعر الحاضرون بالراحة لأن عرض أربعة وعشرين موضوعا في يومين يعني أن يبدأ اليوم حوالي التاسعة ويستمر حتى حوالي السادسة مساء.

IDC-Class-Room

(المزيد…)

Advertisements

Read Full Post »

إيمانا من فريق العمل بأهمية إيجاد بيئة لها رائحة الغابات في أشهر الربيع لكي تُشجِّع العاملين على الابتكار والتحسين، قام فريق العمل بتنظيم مؤتمر سنوي للمهنسين والأخصائيين لعرض أفكارهم وتحسيناتهم. تم تسمية هذا المؤتمر مؤتمر الإبداع والتطوير.

كان أمام فريق العمل خيارات كثيرة في شريحة المشاركين، شريحة الحضور، مدة المؤتمر، نوعية المواضيع، الجوائز. وقام فريق العمل بمناقشات عديدة لكي يتم وضع تصور للمؤتمر بما يخدم إرساء ثقافة التحسين المستمر والإبداع. كما تعلم فإنّ من أساسيات التحسين المستمر أن يشارك فيه كل العاملين ولذلك فإن فريق العمل اهتم أن تكون العروض من مناطق مختلفة من أنحاء المؤسسة مثل المصانع، الجودة، الموارد البشرية، المالية، المشتريات… إلخ.

كان فريق العمل يعلم جيدا أن فرصة مشاركة المهندسين من المصانع هي أعلى من فرصة مشاركة التجاريين والإداريين لأن العمليات الفنية يكون فيها تحسينات كثيرة بطبيعة الحال، ولكن فريق العمل كان يعلم جيدا أنه بدون تطوير في كل أنحاء المؤسسة فلن تكون هناك النتيجة المرجوة. وكان صاحبنا يشرح ذلك بأن تَطَوُّر المؤسسة يُقاس بِتطوُّر أقل المناطق تطورا، أي أننا لو طوَّرنا كل الإدارات وبقيت إدارة على حالها فإن المؤسسة قد ظلَّتْ على حالها أيضا ولم تتطور. وبأسلوب آخر، كيف ستتطور المصانع إذا لم تستطع المشتريات أن تقلل من فترة الاستجابة لطلبات الشراء، كيف سنقوم بتحسينات كثيرة في المصانع إذا كان مدة شراء المواد للقيام بأي تحسين هي مدة طويلة، وعلى الجانب الآخر فما فائدة تطوير المشتريات أو المبيعات لو لم يصاحبها تطور في المصانع؟ وكيف يتطور مصنع والمصنع الذي يَمُدُّهُ بالمنتجات نصف المصنعة يعاني من مشاكل؟ إنها سسلسة متصلة، وتقاس قوة السلسلة بقوة أضعف حلقة فيها.

(المزيد…)

Read Full Post »

مراسلات العمل هي جزء من عمل كثير منا، فقلَّما يمر يوم لا تكتب فيه مذكرة أو رسالة إلكترونية أو ترسل خطابا لعميل أو مورد، وقلَّما يمر يوم لا تتلقى فيه مثل هذه المراسلات من أطراف أخرى. وهذه المراسلات قد تكون مصدر تشجيع أو تحفيز أو سعادة لمستقبلها، وقد تكون مصدر إزعاج أو إحباط أو توتر لمستقبلها، ونظرا لأن تلك المراسلات كثيرة الاستخدام فإن علينا أن نُحسِن كتابتها.

لماذا ترسل رسالة لزميل أو عميل أو شركة أخرى؟ لكي تخبره بخبر ما، لكي تدعوه لاجتماع، لكي تطلب منه بعض المعلومات، لكي تستشيره في أمر ما، لكي تخبره بقرار ما، لكي تعاتبه، لكي تشكره … إلى آخر تلك الأسباب. وطالما كان هدفك هو العمل مع هذا الطرف الآخر فإنك لاشك تريد تشجيعه على التعاون معك، وتريد تحفيزه، وتريد كسب ثقته، وتريد بناء علاقة عمل ناجحة.ولا يخلو الأمر من مكاتبة عمل تهدف لتهديد الطرف الآخر باتخاذ إجراءات قانونية أو ما شابه، ولكن هذه المكاتبات لا تمثل سوى نسبة صغيرة جدا من مراسلات العمل إلا إن كنت تعمل محاميا، أما إن كنت تعمل في مجال الهندسة أو المبيعات او المشتريات أو الخدمات أو … فإنك نادرا ما ستحتاج أن تكتب رسائل تتسم بالتهديد القانوني.

وعلى الرغم من ذلك فإنه من الملاحظ أن مراسلاتنا تتسم بالأساليب العنيفة بدون مبرر، وهذا يجعل الطرف الآخر يتحفز للرد بأسلوب أشد عنفا.إن مثل هذه الرسائل لا يخلق بيئة عمل جيدة. ما هو الهدف من استخدام هذه العبارات الجافة التي تنم عن توتر في العلاقة بين المرسل والمستقبل؟ لماذا تخلو الرسائل من صيغة لطيفة تتسم بالود والرغبة في التفاهم؟ إن استخدام بعض العبارات اللطيفة لا يعني أن تتنازل عن حقك أو أن تصبح الأمور غير محددة، بل إنه يمكنك أن تكون لطيفا جدا ومحددا جدا في نفس الوقت.

(المزيد…)

Read Full Post »

مقابلة العمل Interview هي وسيلة أساسية من وسائل اختيار الموظفين في بلادنا وفي العالم كله. فالمقابلة الشخصية تستخدم لفهم إمكانات الشخص المتقدم للوظيفة ولمعرفة شخصيته وقدراته بما يُمَكِّن المؤسسة التي تبحث عن موظف من اختيار الشخص المناسب. كنت قد كتبتُ من قبل مقالة حول الاستعداد للمقابلة الشخصية فارجع إليها إن كنت تبحث عن عمل، ولكن ما نناقشه هنا هو الجانب الآخر Interviewer أي جانب الشخص الذي يختار الموظف المناسب أي المدير أو المسئول عن إجراء المقابلات الشخصية مع المرشحين للوظيفة. وسوف نستخدم مصطلح “مسئول” للتعبير عن ممثل الشركة أو الجهة الباحثة عن موظفين، ونستخدم مصطلح “مرشح” أو “مرشح للوظيفة” للتعبير عن الشخص المتقدم للوظيفية.

ما هي أهمية المقابلة الشخصية؟

المقابلة الشخصية هي إجراء غاية في الأهمية للمؤسسة التي تطلب موظفين. فهو إما الوسيلة الأساسية أو إحدى الوسائل الأساسية لاختيار الموظفين. وبالتالي فإن المقابلة الشخصية قد ينتج عنها اختيار الشخص المناسب أو غير المناسب والفارق بين الحالتين كبير. اختيار الشخص المناسب يعني أن هذا الشخص سيكون إضافة لفريق العمل، وسيقوم بما هو مطلوب منه، وسيستمر مع المؤسسة لفترة طويلة. أما اختيار الشخص غير المناسب فإنه ينتج عنه مشاكل كثيرة مثل: زيادة تكلفة ووقت التدريب، زيادة عدد الإصابات، انخفاض في جودة العمل، مشاكل بين أفراد فريق العمل، تأثير على رضا العملاء، استقالة الموظف بعد فترة قصيرة، الاضطرار لإنهاء عقد الموظف والدخول في الإجراءات القانونية اللازمة.

الموظف غير المناسب هو مشكلة عظيمة الخطر. فلو اخترنا الموظف غير المناسب لطبيعة العمل فسنضطر أن نُدرِّبَه ونصبر على أخطائه. ولو اخترنا شخصا كسولا فإنه سيصيب باقي العاملين بالإحباط أو التوتر لأنه لا يقوم بمثل ما يقومون به. ولو اخترنا شخصا مهملا فسيتسبب في كثير من الأخطاء وربما حوادث العمل. ولو اخترنا شخصا سيء الخلق فسيثير مشاكل متنوعة. وفي النهاية فإن هذا الموظف قد يبحث عن مكان آخر يناسبه وبالتالي نبدأ نحن رحلة البحث عن موظف آخر وهو أمر يحتاج لمال وجهد ووقت. وقد نجد أنفسنا مضطرين لفصل الموظف ومواجهة الخسائر المالية طبقا لبنود عقده بالإضافة إلى رحلة البحث عن موظف جديد. وقد نجد صعوبة في إنهاء تعاقده فنتحمله على ما هو عليه ويصبح عبئا على المؤسسة.

(المزيد…)

Read Full Post »

من المهارات الأساسية للمدير أن يستمع للآخرين وهذا لا يعني أن يُنَفِّذ كل ما يستمع إليه. الاستماع معناه فهم متطلبات الآخرين ووجهات نظرهم وهذا يساعد المدير في اتخاذ قرارات صائبة. أما إذا لم يستمع المدير فإنه يقع في مشاكل عديدة.

ما معنى الاستماع؟

المقصود بالاستماع هو السعي الحقيقية لمعرفة آراء الآخرين. فقد يزعم المدير أنه مُستمِع جيد وأنه يُحب الاطلاع على آراء العاملين ثم إن قلت له رأيا يخالف رأيه هاج وماج. ولكن الاستماع هنا يعني أن تستمتع جيدا وتتقبل أن تجد فيما تسمع ما يجعلك تُغير رأيك أو قرارك أو أسلوبك. الاستماع يعني أن تتعرف على رأي أي موظف مهما كانت وظيفته متواضعة.

لماذا؟

الاستماع مهارة إدارية مهمة لأنه يجعلنا نتعرف على ما لا نعرف وما لا ندرك. فالاستماع يساعدنا على معرفة آراء الآخرين واحتياجاتهم وشعورهم وتقبلهم لأسلوبنا الإداري. الاستماع يساعدنا على فهم العاملين وتفكيرهم ويساعدنا على فهم طبيعة العملاء. الاستماع يساعدنا على فهم قدرات الموردين ويساعدنا على فهم إمكانات زملائنا.

عندما يستمع المدير للمرؤوس ويتعرف على مشاكله ووجهات نظره فإن هذا في حد ذاته يرفع معنويات المرؤوس. وعندما يستمع المدير للعملاء وآرائهم فإن هذا في حد ذاته يسعدهم وشعرهم بأن هذه شركة محترمة تحاول إرضاءهم. عندما تستمتع لمشاكل زملائك فإن هذا يُظهر لهم أنك تريد التعاون معهم وتهتم لمشاكلهم.

كيفية الاستماع:

أنت تريد أن تعرف معلومات من شخص ما مثل وجهة نظره أو مشاكل في العمل أو شرح لعملية ما أو ما شابه ذلك. فمن المهم أن تستمع بطريقة تُمَكنك من الحصول على هذه المعلومات بصورة واضحة. لذلك ينبغي أن تحرص عدة أشياء:

1- الإنصات الجيد وهذا يعني التركيز وصفاء الذهن

2- النظر باهتمام للمتحدث

3- عدم الانشغال بأمور أخرى مثل الحديث مع آخرين أو كتابة أشياء أخرى أو النظر في شاشة الحاسوب أو قراءة الجريدة

4- تشجيع المتكلم على بيان رأيه أو مشاعره وذلك بخلق جو من الحرية وبالإشارة بالرأس لبيان متابعتك له وببعض الأسئلة مثل: وماذا أيضا؟ …و….فعلا…

(المزيد…)

Read Full Post »

من منا لم يجرب نزاعات العمل؟ إن نزاعات العمل هي جزء من طبيعة الأمور ولكن تفاقمها وانتشار آثارها السلبية هو أمر يمكن الحد منه. نزاعات العمل تنشأ من الشعور بوجود تضارب في المصالح أو القيم أو الأهداف بين فرد وآخرين أو مجموعة ومجوعة أخرى. فعندما تكون هناك فرصة للترقية لفرد واحد يتم اختياره من مجموعة أفراد فإن هذا يعني وجود تضارب في المصالح  بين هؤلاء الأفراد للحصول على هذه الترقية. وعندما تريد إدارة ما إثبات أن سبب المشكلة هو إدارة أخرى فإن هذا يعني وجود تنازع بين هاتين الإدارتين. وعندما يعمل شخص يحب الرسمية في العمل مع شخص يحب اللارسمية  فإن هذا يعني حدوث تنافر أو تنازع  بينهما.

هذا التنازع قد يتحول إلى إحباط أو يتطور فيصبح صراعا وقد ينتج عنه شجار وتوتر في العلاقات وقد يؤثر على العمل.

هل هو شيء ضار أم نافع؟

اختلافات العمل قد تكون ضارة وقد تكون نافعة. فهي نافعة حين لا تصل إلى الخلافات الشخصية والأساليب الملتوية. فمثلا وجود تضارب في الآراء حول سبب مشكلة أو حول أولويات العمل يؤدي إلى الوصول إلى حلول أفضل أو خطة عمل دقيقة. فعندما يتميز فريق العمل بانعدام هذه الاختلافات فإن هذا يعني عدم اهتمام أعضاء الفريق فهم يوافقون على أي شيء بدون مناقشة. ولكن وجود بعض الاختلافات قد يلهب المناقشات ولكنه يؤدي إلى نتائج أفضل.

واختلاف خلفيات العاملين يعني اختلاف تفكيرهم وهو ما قد يفيد في تبادل الأفكار والإبداع. فهذا يفهم في هذا الموضوع وهذا يفهم في مواضيع أخرى وهذا يفكر بنظرة علمية وهذا ينظر نظرة اجتماعية. ومن الأمثلة الرائعة على الاستفادة من اختلاف الخلفيات الولايات المتحدة الأمريكية حيث أنها تستفيد من تنوع خلفيات المواطنين.

التضارب في المصالح قد يشجع على أن يعطي كل فرد وكل فريق أقصى ما عنده. فعندما يريد كل فريق أن يحصل على الجائزة فإن كلا منهما يبذل مجهودا كبيرا لم يكن ليبذله لو لم يكن هناك منافس.

(المزيد…)

Read Full Post »

ناقشت في المقالة السابقة أسباب مقاومة التغيير أو التطوير مثل عدم رؤية الحاجة للتغيير والخوف من فقدان بعض المميزات والخوف من المخاطرة والتركيز على التكلفة. في هذه المقالة أعرض طرق التعامل مع هذه المقاومة.

طرق تقليل مقاومة التغيير:

طالما عرفنا أسباب المقاومة فإن تقليل المقاومة يكمن في إزالة تلك الأسباب أو على الأقل تقليص حجمها. من أشهر هذه الأساليب ما يلي:

1- اتفاق التغيير مع احتياجات المستخدم : كلما كان التغيير يحل مشكلة المستخدم سواء كان موظفا أو عميلا فإن مقاومة التغيير تقل نظرا لأن المستخدم يُدرك الفائدة التي تعود عليه. قد نأتي بأفكار رائعة ومنتجات متطورة ولكنها لا تحقق مصلحة المستخدم فيقاومها. من المهم أن تشعر بالمشاكل الحقيقة التي تحتاج للتغيير وتستمع للعملاء سواء كانوا عملاء داخليين أي موظفين أو عملاء خارجيين. لا تفترض أنهم يفكرون مثلك فكل إنسان له احتياجاته وله أسلوبه. وهذه مسألة ليست هينة لأن معرفة حقيقة احتياجات الموظف أو العميل ليست مسألة حسابية أو سؤال تعرف إجابته بمجرد سؤال عميل واحد أو عدة عملاء.

2 الاتصالات: وجود قنوات اتصال قوية تساعدك على توضيح وجهة نظرك للموظفين مثلا وتمكنك من إمدادهم بمعلومات كافية عن التغيير. هذا يساعد الموظف على رؤية مميزات التغيير وبالتالي يبدأ في الميل إلى التغيير. ضعف الاتصالات يفتح المجال للإشاعات ولافتراض سوء النية. ربما تظن أنك لن تتعرض لمثل هذه الإشاعات ولكنك قد تفاجأ بأن التطوير الذي تقوم به قد افترض له آخرون أهدافا لم تخطر لك على بال. لذلك فاجعل هناك اتصالات دائمة وبشكل بناء فلا تفتح باب مكتبك لكل من يريد أن يناقش التغيير ثم توبخ كل من يأتيك.

3- التدريب: التدريب يقلل من خوف الناس من فشلهم في استخدام التكنولوجيا الجديدة أو المنتج الجديد أو أسلوب العمل الجديد وبالتالي فهو يقلل من مقاومتهم للتغيير. والتدريب في نفس الوقت يساعد على نجاح التغيير لأنه يقلل من فترة التعلم التي تصاحب بداية التغيير. وهو في نفس الوقت من ضمن وسائل الاتصال بالمستخدمين فهو يفتح المجال لتبادل وجهات النظر. ويمكنك أيضا من تطوير التغيير نفسه من خلال استماعك للمتدربين. فالتدريب هو وسيلة عظيمة متعددة الفوائد.

(المزيد…)

Read Full Post »

Older Posts »

%d مدونون معجبون بهذه: