Posts Tagged ‘الاجتماعات’

أمثلة لدعوة الاجتماع Meeting Invitation

ناقشت في مقالة سابقة كيفية إدارة الاجتماعات وتناولت أهمية كتابة دعوة الاجتماع بشكل يبين المعلومات الأساسية مثل: مكان وزمان الاجتماع، المشاركون، قائد الاجتماع مدة الاجتماع، موضوع الاجتماع، جدول الأعمال، أي خطوات تحضيرية مطلوبة. لمزيد من التوضيح أستعرض هنا بعض الأمثلة لدعوات تكون سببا في فشل الاجتماع ثم أستعرض في النهاية دعوة اجتماع مكتوبة بشكل جيد.


دعوة اجتماع
السادة مديري الأقسام مدعوين لاجتماع يوم السبت القادم الساعة التاسعة صباحا في غرفة الاجتماعات رقم -3 وذلك لمناقشة أمور خاصة بالعمل.

ما رأيك في دعوة الاجتماع هذه؟

إنها توضح من هم المدعوون ومكان وزمان الاجتماع. ولكنها لم توضح سبب الاجتماع بل إنها تشير إلى أن الاجتماع له علاقة بالعمل. هل هذا توضيح لموضوع الاجتماع؟ من المؤكد أن اجتماع العمل سيكون له علاقة بالعمل فما الفائدة من ذكر ذلك في الدعوة. نتيجة لعدم علم المدعوين بموضوع الاجتماع ولا بجدول الأعمال ولا بدورهم في الاجتماع فإن أحدا منهم لن يكون مستعدا للاجتماع فلا يمكنه تحضير بيانات أو دراسة أي موضوع لأنه لا يعرف ما هو الموضوع. يترتب على ذلك أن يفاجئ المدعوون بأن الاجتماع يناقش موضوع يحتاج منهم تجهيز بيانات أواستشارة آخرين وربما إجراء تجارب أو الاتصال بجهات خارج المؤسسة كالموردين أو العملاء. وقد يأخذ الاجتماع أحد اتجاهين. الاتجاه الأول هو الإصرار على اتخاذ قرارات في الاجتماع وبالتالي تصدر قرارات غير سليمة لأنها لم تعتمد على دراسة الموضوع بشكل جاد. الاتجاه الثاني هو تأجيل الاجتماع أو بلُغَة أخرى عقد اجتماع آخر بعد دراسة الموضوع.

المشكلة الأخرى في هذه الدعوة هي أنها لم توضح مدة الاجتماع. هل الاجتماع سيستمر لمدة نصف ساعة أو ساعتين أو ثلاث ساعات؟ ومما يزيد الأمر سوء أن الموضوع غير مبين فلا يستطيع المدعوون توقع مدة الاجتماع. وبالتالي فإن المدعوين لا يستطيعون تنظيم جدول عملهم في الفترة التالية للاجتماع. فبعض المدعوين قد يضطر لإتاحة عدة ساعات في جدول عمله للاجتماع وهو ما قد يؤدي إلى تأخير بعض الأعمال الهامة. والآخر قد يُتصور أن الاجتماع لن يزيد عن نصف ساعة وبالتالي يعطي مواعيد عمل بعد ميعاد الاجتماع بنصف ساعة وهو ما يؤدي إلى مشكلة إذا طال الاجتماع عن ذلك.

تجدر الإشارة إلى أن عدم تحديد موضوع الاجتماع قد يكون أمرا مقبولا فقط في الحالات التي يقوم فيها شخص بإعلان أمر هام وسري مثل أن يعلن إفلاس الشركة أو استقالته أو دمج الشركة مع شركة أخرى. ولكن في الاجتماعات العادية التي يتم فيها اتخاذ قرارات فإن الموضوع وجدول الأعمال ودور المشاركين لابد أن يكون واضحا.


دعوة لحضور اجتماع

السادة السكان مدعوون لاجتماع يوم الجمعة القادم بعد صلاة الجمعة. رجاء الحضور للأهمية


هذه الدعوة تماثل سابقتها في الأخطاء وتتفوق عليها. فهي لم تحدد جدول الأعمال ولا موضوع الاجتماع ولم تحدد مدة الاجتماع. بداية الاجتماع محددة بانتهاء صلاة الجمعة وهو ما يختلف من مسجد لآخر وبالتالي فبعض السكان سيحضرون مبكرا وينتظرون الآخرين. مكان الاجتماع غير محدد ولكن يمكننا افتراض أنه يوجد مكان محدد لاجتماعات السكان وإن كان يفضل كتابته. هذه الأمور تؤدي إلى عدم حضور كثير من السكان لأنهم لا يعرفون ما هو سبب الاجتماع والبعض الآخر قد يحضر ثم يجد أنه لم يكن هناك سبب لحضوره. هذا كذلك يفتح الباب لأي أحد أن يطرح أي موضوع وهو ما يؤدي لتطرق الاجتماع لمواضيع كثيرة وهو ما يؤدي عادة إلى عدم اتخذ قرارات أو اتخاذ قرارات خاطئة


دعوة اجتماع

السيد مدير المدرسة يدعوكم لحضور اجتماع لمناقشة الأمور التعليمية في المدرسة وذلك لكي تصل المدرسة إلى المستوى المنشود

موضوع الاجتماع: رفع مستوى التدريس اللغات والعلوم بالمدرسة

مكان الاجتماع: غرفة الاجتماعات الرئيسية بالمدرسة

قائد الاجتماع: السيد مدير المدرسة

موعد الاجتماع: يوم الأحد 11 مارس 2007 الساعة الثانية ظهرا

المشاركون: جميع المدرسين والإداريين

جدول الأعمال

1- مناقشة مستوى تدريس اللغة الإنجليزية وإمكانية تحسينه من الساعة الثانية إلى الثالثة
2- مناقشة مستوى تدريس اللغة العربية وإمكانية تحسينه من الساعة الثالثة إلى الرابعة
3- مناقشة مستوى تدريس العلوم وإمكانية تحسينه من الساعة الرابعة إلى الخامسة

رجاء الالتزام بموعد الاجتماع

مدير المدرسة

تحريرا في 5 مارس 2007


ما رأيك في دعوة الاجتماع هذه؟

هذه الدعوة تميزت بتوضيح الموضوع وجدول الأعمال ومكان وزمان الاجتماع ومدة الاجتماع وسبب الاجتماع. هذا جيد ولكن هناك مشكلة في هذه الدعوة وهي أن جميع المدرسين والإداريين سيحضرون الاجتماع. ألا ترى أن معظم الإداريين وكثير من المدرسين لن يكون لهم دور في الاجتماع؟ لماذا يقضي مدرس التاريخ ومدرس الألعاب الرياضية ثلاث ساعات في اجتماع لا يخصه. ما الذي سيساهم به المسئول عن حافلات نقل الطلبة أو المسئول عن الأطعمة بالمدرسة؟ انظر إلى التأثير السلبي لحضور كَم كبير من الأشخاص. لا شك أن القاعة ستكون مُزدحمة بعشرات المدرسين والإداريين. بل لو نظرت إلى جدول الأعمال لوجدت أن هذا الاجتماع يمكن تقسيمه إلى ثلاثة اجتماعات أولها لمناقشة تدريس الإنجليزية والآخر لتدريس العربية والثالث لتدريس العلوم. وبهذه الطريقة يمكن دعوة مدرسي الإنجليزية فقط للاجتماع الأول ومدرسي العربية للثاني ومدرسي العلوم للثالث مما سيجعل عدد المشاركين أقل ويوفر وقت المدرسين للأعمال الأخرى. يمكن كذلك دعوة من له علاقة بكل اجتماع من الإداريين فمثلا قد يدعى مسئول معمل اللغات لاجتماعي اللغة العربية والإنجليزية ويدعى مسئول معمل العلوم لاجتماع العلوم وكذلك قد يحضر وكلاء المدرسة كل الاجتماعات. الأمر الأخير هو أن مدة الاجتماع ثلاث ساعات ومع ذلك لم يتم تحديد وقت للراحة في جدول الأعمال


من: إدارة التدريب
إلى: إدارة الإنتاج- قسم صناعة الزجاج

دعوة اجتماع

تدعوكم إدارة التدريب إلى حضور الاجتماع السنوي لمناقشة احتياجات إدارتكم التدريبية

موضوع الاجتماع: مناقشة الاحتياجات التدريبية لإدارة الإنتاج في عام 2008

مكان الاجتماع: غرفة الاجتماعات رقم 5 بمبنى إدارة التدريب

قائد الاجتماع: مدير التدريب

موعد الاجتماع: يوم الأحد 18 مارس 2007 الساعة الثانية ظهرا

المشاركون: مدير قسم الزجاج والمشرفين على الإنتاج

جدول الأعمال

1- مناقشة نقاط القوة والضعف في التدريب خلال العام المنصرم (ثلث ساعة)

2- مناقشة الاحتياجات التدريبية الفنية (ثلاثة أرباع ساعة)
3- مناقشة الاحتياجات التدريبية الإدارية (نصف ساعة)

برجاء دراسة الاحتياجات التدريبية قبل الاجتماع وذلك في ضوء التغيرات التكنولوجية المتوقعة ونقاط الضعف لدى العاملين. وكما تعلمون فإن نتيجة الاجتماع تؤخذ كأساس لعمليات التدريب في العام القادم

في حالة وجود أي استفسار عن الاجتماع فبرجاء الاتصال بإدارة التدريب على تلفون 1234

مدير التدريب
الأستاذ/ محمد نور

تحريرا في 7 مارس 2007


ما رأيك في هذه الدعوة؟ إن الأمور كلها واضحة فالمكان والزمان والموضوع والحضور وجدول الأعمال موضحين بشكل جيد في الدعوة. كذلك فإن الاستعداد المطلوب من جهة قسم تصنيع الزجاج موضح في الدعوة. من الجيد وجود رقم التلفون للاستفسار عن أي شيء يخص الاجتماع.

هل لابد لكل اجتماع من دعوة اجتماع؟ هناك اجتماعات عمل تتسم بانخفاض الطابع الرسمي مثل أن يطلب المدير من المرؤوس أن يجتمع به لمناقشة أدائه ففي هذه الحالة قد لا يتم كتابة دعوة اجتماع. قد يقوم المدير بطلب اجتماع فوري لمواجهة مشكلة ما. قد تتفق مع زميلك في نفس الشركة ونفس القسم ونفس المكان على أن تجتمع معه لمناقشة أمر ما فيكون من السُخف كتابة دعوة اجتماع. ولكن في هذه الحالات فإنه يتم إخبار مرؤوسك أو زميلك بكل أركان دعوة الاجتماع مسبقا شفهيا بمعنى أنه سيكون على علم بمكان وزمان وهدف الاجتماع وما عليه أن يجهزه قبل الاجتماع. في حالة الاجتماعات التي تعقد بشكل فوري لمواجهة مشكلة طارئة جدا فإن على منظم الاجتماع أن يعلن سبب الاجتماع وأهدافه في بداية الاجتماع.

صفحات أخرى:
إدارة الاجتماعات

إعداد محضر اجتماع

تنظيم المؤتمرات

يوميات مدير -7: إدارة الاجتماعات

مهارة الاستماع

Read Full Post »

كتبت في مقالة سابقة عن سِمات الاجتماعات الفاشلة. أُناقش هنا كيفية إدارة الاجتماعات بنجاح. الاهتمام الأكبر في هذه المقالة هو باجتماعات العمل.

ما هو اجتماع العمل؟

هو تَحدث فردين فأكثر في موضوع ما بهدف اتخاذ قرار ما أو تحليل مشكلة. تختلف اجتماعات العمل عن المناقشات والأحاديث المستمرة بين الأفراد في أن الاجتماعات تُعقد لهدف محدد في موعد ومكان محدد مسبقا. الاجتماعات قد تكون مخططة قبل فترة طويلة مثل عدة ساعات أو عدة أيام أو عدة شهور وقد يتم عقد الاجتماع في الحال لمواجهة مشكلة طارئة. تتصف بعض اجتماعات العمل بالرسمية الشديدة مثل اجتماعات الجمعيات العمومية ومجلس الإدارة وبين شبه الرسمية مثل الاجتماعات بين إدارتين من إدارات المؤسسة.

ما فائدة الاجتماعات؟

الاجتماع يُتيح تبادل الخبرات أو نقل معلومات أومناقشة المواضيع من وجهات نظر مختلفة أواتخاذ قرارات تحتاج أن يتفق عليها اكثر من فرد أو أكثر من جهة. فعندما يكون لدينا مشكلة في العمل -مثل عيوب في المنتج النهائي أو انخفاض الإنتاجية أو تناقص المبيعات- ونحاول الوصول إلى سبب المشكلة  فإن عقد اجتماع بين الأطراف ذات الصلة بالموضوع لبحث الأسباب ومناقشتها يكون مفيدا جدا للوصول إلى الأسباب الحقيقية. كذلك يتم عقد اجتماعات لنقل معلومات وتقييم الأداء واتخاذ قرارات مثل اجتماعات تقييم الأداء السنوية واجتماعات الجمعيات العمومية للشركات.

بدائل الاجتماعات

لا تََنس قبل الدعوة لعقد اجتماع أن هناك بدائل للاجتماعات. عقد الاجتماعات يعني حاجة المدعُوين للاجتماع للانتقال إلى مكان الاجتماع وتَفرغهم للاجتماع حتى انتهائه ثم العودة إلى مكان عملهم. هذا الوقت المستهلك والذي قد يصاحبه مصاريف انتقال قد يتم توفيره بإحدى بدائل الاجتماعات إذا ما كانت تفي بالغرض. من هذه البدائل:

المُحادثات التلفونية، تبادل المراسلات، استقصاء مكتوب، إصدار تقرير، تبادل المعلومات إلكترونيا، توزيع نشرة دورية

أحيانا يكون الاجتماع هو أنسب وسيلة وأحيانا يكون اتصال تلفوني كافيا وأحيانا تكون أي وسيلة من الوسائل الأخرى هي المناسبة. هذا يتوقف على عدة أمور مثل طبيعة المعلومات التي يُراد تبادلها أو الحصول عليها أو طبيعة القرارات التي نريد أن نتفق عليها.

أمثلة:

أ- نريد عقد اجتماع لكي نتعرف على تقييم العملاء لمنتجاتنا. ربما أمكننا إرسال استقصاء للعملاء لمعرفة رأيهم أو طلبنا منهم ملأه عند حضورهم لمكان البيع. على الجانب الآخر فإن عقد اجتماع يساعد على استيضاح مقصد العميل والقدرة على رؤية تعبيرات وجهه. يدخل في المفاضلة هنا طبيعة المنتج وتقبل العملاء لتخصيص وقت للاجتماع مع مندوب الشركة.

ب- مدير المبيعات يود عقد اجتماع مع مديري الإنتاج ليُخبرهم بأرقام المبيعات في الفترة السابقة. طالما لن يكون هناك نقاش وكل ما هو مطلوب هو إبلاغهم بالأرقام فالاجتماع لا فائدة منه.

(المزيد…)

Read Full Post »

الاجتماعات التي تهدف إلى مناقشة مواضيع العمل والوصول إلى قرارات هي وسيلة هامة للوصول إلى القرارات السليمة. ولكن في بعض الأحيان أو ربما كثير من الأحيان تتميز الاجتماعات بالفشل وتصبح مَضيعة للوقت. من سمات هذه الاجتماعات الفاشلة

ما قبل الاجتماع

أ- دعوة عدد كبير من الحاضرين ربما وصل إلى الثلاثين أو الأربعين. وقد يزيد الطين بلة أن تكون غرفة الاجتماعات غير مجهزة لاستقبال هذا العدد

ب- عدم وضوح الهدف من الاجتماع والمواضيع التي ستناقش والقرارات المطلوب اتخاذها

ت- عدم التحضير الجيد للاجتماع بقراءة تقارير والوقوف على الحقائق مما يؤدي إلى اعتماد الاجتماع على المهاترات والصوت المرتفع وكذلك الاستماع لأول مرة للحقائق في الاجتماع

ث- عدم توفر أدوات مساعدة للاجتماعات في غرفة الاجتماعات مثل عارض البيانات وشاشة أو سبورة

بداية الاجتماع

أ-  عدم احترام ميعاد الاجتماع…الاجتماع يبدأ بعد ميعاده بربع أو نصف ساعة والحاضرون يتوافدون تباعا

ب- عدم وضوح  الهدف من الاجتماع. تجد الحاضرين يتساءلون لماذا عُقد هذا الاجتماع ولا يعرفون الإجابة

ت- توجيه المناقشة بالتلميح إلى القرار الذي يريد المدير اتخاذه قبل مناقشة الحقائق

ث- عدم حضور أشخاص لهم دور أساسي في موضوع الاجتماع. عدم حضور هؤلاء الأشخاص قد يكون نتيجة عدم دعوتهم أصلاً او نتيجة عدم اهتمامهم بالحضور أو نتيجة تعمدهم عدم الحضور لكي يفشل الاجتماع

ج- وجود عدد من الحاضرين الذين لا يعرفون سبب وجودهم

(المزيد…)

Read Full Post »

%d مدونون معجبون بهذه: