أمثلة لدعوة الاجتماع Meeting Invitation
ناقشت في مقالة سابقة كيفية إدارة الاجتماعات وتناولت أهمية كتابة دعوة الاجتماع بشكل يبين المعلومات الأساسية مثل: مكان وزمان الاجتماع، المشاركون، قائد الاجتماع مدة الاجتماع، موضوع الاجتماع، جدول الأعمال، أي خطوات تحضيرية مطلوبة. لمزيد من التوضيح أستعرض هنا بعض الأمثلة لدعوات تكون سببا في فشل الاجتماع ثم أستعرض في النهاية دعوة اجتماع مكتوبة بشكل جيد.
ما رأيك في دعوة الاجتماع هذه؟
إنها توضح من هم المدعوون ومكان وزمان الاجتماع. ولكنها لم توضح سبب الاجتماع بل إنها تشير إلى أن الاجتماع له علاقة بالعمل. هل هذا توضيح لموضوع الاجتماع؟ من المؤكد أن اجتماع العمل سيكون له علاقة بالعمل فما الفائدة من ذكر ذلك في الدعوة. نتيجة لعدم علم المدعوين بموضوع الاجتماع ولا بجدول الأعمال ولا بدورهم في الاجتماع فإن أحدا منهم لن يكون مستعدا للاجتماع فلا يمكنه تحضير بيانات أو دراسة أي موضوع لأنه لا يعرف ما هو الموضوع. يترتب على ذلك أن يفاجئ المدعوون بأن الاجتماع يناقش موضوع يحتاج منهم تجهيز بيانات أواستشارة آخرين وربما إجراء تجارب أو الاتصال بجهات خارج المؤسسة كالموردين أو العملاء. وقد يأخذ الاجتماع أحد اتجاهين. الاتجاه الأول هو الإصرار على اتخاذ قرارات في الاجتماع وبالتالي تصدر قرارات غير سليمة لأنها لم تعتمد على دراسة الموضوع بشكل جاد. الاتجاه الثاني هو تأجيل الاجتماع أو بلُغَة أخرى عقد اجتماع آخر بعد دراسة الموضوع.
المشكلة الأخرى في هذه الدعوة هي أنها لم توضح مدة الاجتماع. هل الاجتماع سيستمر لمدة نصف ساعة أو ساعتين أو ثلاث ساعات؟ ومما يزيد الأمر سوء أن الموضوع غير مبين فلا يستطيع المدعوون توقع مدة الاجتماع. وبالتالي فإن المدعوين لا يستطيعون تنظيم جدول عملهم في الفترة التالية للاجتماع. فبعض المدعوين قد يضطر لإتاحة عدة ساعات في جدول عمله للاجتماع وهو ما قد يؤدي إلى تأخير بعض الأعمال الهامة. والآخر قد يُتصور أن الاجتماع لن يزيد عن نصف ساعة وبالتالي يعطي مواعيد عمل بعد ميعاد الاجتماع بنصف ساعة وهو ما يؤدي إلى مشكلة إذا طال الاجتماع عن ذلك.
تجدر الإشارة إلى أن عدم تحديد موضوع الاجتماع قد يكون أمرا مقبولا فقط في الحالات التي يقوم فيها شخص بإعلان أمر هام وسري مثل أن يعلن إفلاس الشركة أو استقالته أو دمج الشركة مع شركة أخرى. ولكن في الاجتماعات العادية التي يتم فيها اتخاذ قرارات فإن الموضوع وجدول الأعمال ودور المشاركين لابد أن يكون واضحا.
دعوة لحضور اجتماع
السادة السكان مدعوون لاجتماع يوم الجمعة القادم بعد صلاة الجمعة. رجاء الحضور للأهمية
هذه الدعوة تماثل سابقتها في الأخطاء وتتفوق عليها. فهي لم تحدد جدول الأعمال ولا موضوع الاجتماع ولم تحدد مدة الاجتماع. بداية الاجتماع محددة بانتهاء صلاة الجمعة وهو ما يختلف من مسجد لآخر وبالتالي فبعض السكان سيحضرون مبكرا وينتظرون الآخرين. مكان الاجتماع غير محدد ولكن يمكننا افتراض أنه يوجد مكان محدد لاجتماعات السكان وإن كان يفضل كتابته. هذه الأمور تؤدي إلى عدم حضور كثير من السكان لأنهم لا يعرفون ما هو سبب الاجتماع والبعض الآخر قد يحضر ثم يجد أنه لم يكن هناك سبب لحضوره. هذا كذلك يفتح الباب لأي أحد أن يطرح أي موضوع وهو ما يؤدي لتطرق الاجتماع لمواضيع كثيرة وهو ما يؤدي عادة إلى عدم اتخذ قرارات أو اتخاذ قرارات خاطئة
دعوة اجتماع
السيد مدير المدرسة يدعوكم لحضور اجتماع لمناقشة الأمور التعليمية في المدرسة وذلك لكي تصل المدرسة إلى المستوى المنشود
موضوع الاجتماع: رفع مستوى التدريس اللغات والعلوم بالمدرسة
مكان الاجتماع: غرفة الاجتماعات الرئيسية بالمدرسة
قائد الاجتماع: السيد مدير المدرسة
موعد الاجتماع: يوم الأحد 11 مارس 2007 الساعة الثانية ظهرا
المشاركون: جميع المدرسين والإداريين
جدول الأعمال
1- مناقشة مستوى تدريس اللغة الإنجليزية وإمكانية تحسينه من الساعة الثانية إلى الثالثة
2- مناقشة مستوى تدريس اللغة العربية وإمكانية تحسينه من الساعة الثالثة إلى الرابعة
3- مناقشة مستوى تدريس العلوم وإمكانية تحسينه من الساعة الرابعة إلى الخامسة
رجاء الالتزام بموعد الاجتماع
مدير المدرسة
تحريرا في 5 مارس 2007
ما رأيك في دعوة الاجتماع هذه؟
هذه الدعوة تميزت بتوضيح الموضوع وجدول الأعمال ومكان وزمان الاجتماع ومدة الاجتماع وسبب الاجتماع. هذا جيد ولكن هناك مشكلة في هذه الدعوة وهي أن جميع المدرسين والإداريين سيحضرون الاجتماع. ألا ترى أن معظم الإداريين وكثير من المدرسين لن يكون لهم دور في الاجتماع؟ لماذا يقضي مدرس التاريخ ومدرس الألعاب الرياضية ثلاث ساعات في اجتماع لا يخصه. ما الذي سيساهم به المسئول عن حافلات نقل الطلبة أو المسئول عن الأطعمة بالمدرسة؟ انظر إلى التأثير السلبي لحضور كَم كبير من الأشخاص. لا شك أن القاعة ستكون مُزدحمة بعشرات المدرسين والإداريين. بل لو نظرت إلى جدول الأعمال لوجدت أن هذا الاجتماع يمكن تقسيمه إلى ثلاثة اجتماعات أولها لمناقشة تدريس الإنجليزية والآخر لتدريس العربية والثالث لتدريس العلوم. وبهذه الطريقة يمكن دعوة مدرسي الإنجليزية فقط للاجتماع الأول ومدرسي العربية للثاني ومدرسي العلوم للثالث مما سيجعل عدد المشاركين أقل ويوفر وقت المدرسين للأعمال الأخرى. يمكن كذلك دعوة من له علاقة بكل اجتماع من الإداريين فمثلا قد يدعى مسئول معمل اللغات لاجتماعي اللغة العربية والإنجليزية ويدعى مسئول معمل العلوم لاجتماع العلوم وكذلك قد يحضر وكلاء المدرسة كل الاجتماعات. الأمر الأخير هو أن مدة الاجتماع ثلاث ساعات ومع ذلك لم يتم تحديد وقت للراحة في جدول الأعمال
من: إدارة التدريب
إلى: إدارة الإنتاج- قسم صناعة الزجاج
دعوة اجتماع
تدعوكم إدارة التدريب إلى حضور الاجتماع السنوي لمناقشة احتياجات إدارتكم التدريبية
موضوع الاجتماع: مناقشة الاحتياجات التدريبية لإدارة الإنتاج في عام 2008
مكان الاجتماع: غرفة الاجتماعات رقم 5 بمبنى إدارة التدريب
قائد الاجتماع: مدير التدريب
موعد الاجتماع: يوم الأحد 18 مارس 2007 الساعة الثانية ظهرا
المشاركون: مدير قسم الزجاج والمشرفين على الإنتاج
جدول الأعمال
1- مناقشة نقاط القوة والضعف في التدريب خلال العام المنصرم (ثلث ساعة)
2- مناقشة الاحتياجات التدريبية الفنية (ثلاثة أرباع ساعة)
3- مناقشة الاحتياجات التدريبية الإدارية (نصف ساعة)
برجاء دراسة الاحتياجات التدريبية قبل الاجتماع وذلك في ضوء التغيرات التكنولوجية المتوقعة ونقاط الضعف لدى العاملين. وكما تعلمون فإن نتيجة الاجتماع تؤخذ كأساس لعمليات التدريب في العام القادم
في حالة وجود أي استفسار عن الاجتماع فبرجاء الاتصال بإدارة التدريب على تلفون 1234
مدير التدريب
الأستاذ/ محمد نور
تحريرا في 7 مارس 2007
ما رأيك في هذه الدعوة؟ إن الأمور كلها واضحة فالمكان والزمان والموضوع والحضور وجدول الأعمال موضحين بشكل جيد في الدعوة. كذلك فإن الاستعداد المطلوب من جهة قسم تصنيع الزجاج موضح في الدعوة. من الجيد وجود رقم التلفون للاستفسار عن أي شيء يخص الاجتماع.
هل لابد لكل اجتماع من دعوة اجتماع؟ هناك اجتماعات عمل تتسم بانخفاض الطابع الرسمي مثل أن يطلب المدير من المرؤوس أن يجتمع به لمناقشة أدائه ففي هذه الحالة قد لا يتم كتابة دعوة اجتماع. قد يقوم المدير بطلب اجتماع فوري لمواجهة مشكلة ما. قد تتفق مع زميلك في نفس الشركة ونفس القسم ونفس المكان على أن تجتمع معه لمناقشة أمر ما فيكون من السُخف كتابة دعوة اجتماع. ولكن في هذه الحالات فإنه يتم إخبار مرؤوسك أو زميلك بكل أركان دعوة الاجتماع مسبقا شفهيا بمعنى أنه سيكون على علم بمكان وزمان وهدف الاجتماع وما عليه أن يجهزه قبل الاجتماع. في حالة الاجتماعات التي تعقد بشكل فوري لمواجهة مشكلة طارئة جدا فإن على منظم الاجتماع أن يعلن سبب الاجتماع وأهدافه في بداية الاجتماع.
صفحات أخرى:
إدارة الاجتماعات
يوميات مدير -7: إدارة الاجتماعات
إستفدنا
بارك الله فيك
الشكر للاخوة المشاركين ولكن نريد من الاخوة ادراج اسهاماتهم عن دور الادارة في الاجتماعات حتي تعم الفائدة علي الجميع
الأستاذة دعاء
شكرا على اهتمامك
بالنسبة للكتب فهناك عدة كتب عربية ولكن لا يحضرني أسماءها ولكن من السهل الحصول عليها عند زيارة لمكتبة متخصصة أو لمعرض كتاب.
يوجد عدة مقالات في هذا لاموقع عن كتابة لمقالات ربما تكون مفيدة. يمكنك الاطلاع عليها من خلال صفحة فهرس الموضوعات.
بالنسبة لمحاضر الاجتماعات فهناك مقالة مبسطة عن الموضوع.
وإن جاءت فرصة للزيادة على ذلك فإن شاء الله أزيد ولكنني حاليا منشغل بالكتابة في مواضيع أخرى.
معذرة …لم أساعدك كثيرا.
شكرا
أيضا هل يمكننا الاستفاده من اسئلة الاخوة المشاركين بعرض الاجابة كنوع من الامثلة للتعلم منها .
كما انني أود ان أستفسر عن بعض الكتب المبسطة باللغة العربية لتعليم إدارة المكاتب و كتابة التقارير و اجندة الاجتماع و المراسلات بجميع أنواعها _ خاص و حكومي
تحية طيبة و بعد ,
سيدي الفاضل اود أن أتقدم بالشكر الجزيل علي ما تقدمة لنا من مساعدة بكيفية كتابة أنواع محاضر الاجتماعات .
و لذلك فاني أتقدم بطلب بعض نماذج المحاضر المتنوعة و أيضا كيفية كتبة المقدمة و الخاتمة و كيفية كتابة بما يسمي خلاصة المحضر و ما توصل اليه الاعضاء بالاجتماع
و تفضل بقبول فائق الشكر و التحية ,,
الموضوع جميل وقيم وجزاك الله خير الجزاء
السلام عليكم ورحمه
المقالات جيده ومفيده
الرجاء تزويدي بمعومات عن اداره المكاتب والاجتماعات حيث انه مجال عملي
وشكرا
الموضيع مثير جدا الرجاء المزيد او الشرح على المواقع
الأستاذ علاء
لا يمكنني تلبية طلبات السادة زوار الموقع لأداء أعمال نظرا لضيق الوقت. كما وان الهدف من الموقع هو تنمية قدرات السادة الزوار ونقل المعرفة وبالتالي فيكون من المفيد أن تقوموا أنتم بذلك لكي تعتادوا على ذلك
أظن أن عليك أن توضح أن هذا الاجتماع يهدف لعرض بعض الأفكار. لا تحاول أن تظهر الأمر في صورة تحدي أو شكوى
شكرا
لكم جزيل الشكر جميعا…..
اريد ان اطلب منكم مساعدتي في صياغة مسودة دعوة لحظور اجتماع علمي وتدريبي في نفس الوقت
بطريقة مميزة تحفز رئيس او نائب رئيس الجامعة
وعميد ورؤساء الاقسام ومن ندعوهم من خارج الكلية
نقيمه نحن الطلاب من اجل حل مشكلة او عدة مشاكل تهم طلاب الكلية نفسها
ملاحظة: نحن طلاب في جامعة الحسين بن طلال
كلية ادارة الاعمال والاقتصاد
المادة التي ندرسها هي ادارة الاجتماعات
والمشكلة الرئيسية هي في تسجيل المواد واوقاتها وغير ذلك من الامور نتعرض لها كل فصل
ارجو منكم المساعدة في اسرع وقت ممكن
الأستاذ أحمد بدوان
شكرا على تعليقك
أكرمك الله يا أخي وأحبك
شكرا
أنا بحبك وشكرا على المقالات الجميلة
استاذ سامح الجميل الحلو الممتاز
نرجو لكم التقدم
الأستاذة شيماء
أولا يوجد الكثير من المقالات عن كتابة التقارير فبرجاء الاطلاع عليها من خلال صفحة فهرس الموضوعات
ثانيا: لا يوجد شكل ثابت للتقرير الذي تريديه فالأمر يتوقف على المواضيع التي يتم عرضها ومتطلبات القارئ للتقرير
ولكن يمكن ان أقترح عدة صور مثل
1- أن يتم عرض النشاطات في صورة جدول بحيث يكون العمود الأيمن به رقم مسلسل ثم العمود الثاني به اسم الموضوع ثم الثالث به شرح الموضوع ثم الرابع به نتائج الشهر وقد يسبقه عمود للمخطط إن كان هناك مخطط. في هذه الحالة يُفضل أن يكون التقرير بالعرض. هذا الأسلوب قد يكون هو الانسب لأنه سهل القراءة
2- يمكن عرض الموضوعات بشكل مرأسي متتالي بحيث يتم عرض موضوع بكل تفاصيله ثم التالي وهكذا
3- يمكن مع أي من الأسلوبين تقسيم الموضوعين إلى موضعات تخص التوريد وموضوعات تخص العمليات وموضوعات تخص المبيعات وهكذا
لا يمكنني تحديد أفضل أسلوب لأن هذا يختلف حسب طبيعة العمل وثقافة المؤسسة
من المهم أن يحتوي التقرير على العناصر الأساسية من تاريخ وعنوان واسم معد التقرير. من المهم كذلك أن يحتوي التقرير على الأشياء الأساسية باختصار وألا يحتوي على أمور لا أهمية لها أو تفاصيل لا تهم قارئ التقرير
شكرا
السلام عليكم ورحمة الله
الرجاء تزويدنا بمعلومات عن كيفيه كتابة تقرير عن سير الاداء حيث اننا نعمل بمطبعة ومطلوب مننا كتابة تقرير عن سير الاداء ونريده ان يكون ممتازا
وشكرا لتعاونك ومقالاتك الممتازه
الأستاذة شيماء
شكرا على تعليقك وأرجو أن تكوني قد اطلعت على كل مقالات إدارة الاجتماعات
إن شاء الله آخذ طلبك في الحسبان في المستقبل
شكرا
السلام عليكم ورحمه
المقالات جيده ومفيده
الرجاء تزويدي بمعومات عن اداره المكاتب والاجتماعات حيث انه مجال عملي
وشكرا