مازلت أستعرض المخططات (الخرائط) المختلفة التي تستخدم لتحليل العمليات. في المقالة الأولى استعرضت الشكل المبسط لمخطط التدفق وفي المقالة التالية استعرضت مخطط تدفق العمليات. في هذه المقالة أستعرض مخطط تدفق ممرات السباحة.
مخطط تدفق ممرات (حارات) السباحة Swim Lane FlowChart
هذا المخطط يتم رسمه بنفس طريقة رسم مخطط التدفق غير أننا نضع كل خطوة في الممر المناسب لها. فالمخطط يتكون من عدة ممرات تشبه ممرات السباحة التي نراها في السباقات وكل ممر يمثل شخصا بعينه او إدارة بعينها أو مكانا بعينه. فهذا المخطط يتميز بتوضيح من يقوم بماذا.
يساعدنا هذا المخطط في اكتشاف أي تكرار للعمل بين إدارتين أو شخصين مختلفين. ويساعدنا كذلك على اكتشاف أي خلل في الوظائف التي يقوم بها كل موظف أو كل جهة.
نستخدم في رسم هذا المخطط نفس الرموز التي استخدمناها في رسم مخطط التدفق. وهي موضحة في الجدول التالي للتذكير.
وقد أضفت رمزا جديدا وهو رمز الوثائق لأنه قد يستخدم للتعبير عن كتابة رسالة أو مذكرة او طباعة تقرير. ويوجد رموز كثيرة أخرى قد لا تكون كثيرة الفائدة في تحليل العمليات. ويجب الحرص على استخدام رموز يعرفها الآخرون لأن الهدف هو القدرة على توضيح العملية وليس استخدام رموز لا يعرفها المستمع أو القارئ.
وأحب أن ألفت انتباه القارئ إلى أنني لا أستخدم برنامجا متخصصا لرسم هذه الرموز والمخططات بل أستخدم برنامج إكسل وأرى أنه يفي بالغرض وزيادة. كما وأنه لا يوجد ما يمنع من رسم هذه المخططات بخط اليد.
المثال الأول:
في هذا المثال نستخدم أحد الأمثلة التي عرضتها كمخطط تدفق لكي نلاحظ الفوارق. هذا المثال هو عملية تلبية طلب عميل يريد شراء سيلرة من شركة تصنيع سيارات. الرسم أدناه يوضح هذا المخطط والذي تم رسمه باستخدام ممرات أفقية ويُمكن استخدام ممرات رأسية بدلا من الأفقية.
على الرغم من عدم اختلاف الخطوات تقريبا عن تلك التي عرضناها في مخطط التدفق العادي فإننا هنا نرى أشياء جديدة. إننا نستطيع تمييز دور كل إدارة من إدارات الشركة. هذا يمكننا من تحليل دور كل إدارة واقتراح تعديلات لها علاقة بدور كل إدارة. فقد نجد أن هناك حلقة مفقودة بين إدارتين أو خطوة زائدة أو خطوة يمكن الاستغناء عنها بالأنظمة الإلكترونية. ويمكننا دراسة أوجه التحسين ثم رسم نخطط التدفق بعد التحسين لمقارنة الحالتين.
المثال الثاني:
هذا المثال يوضح خطوات عملية تعيين موظف جديد في إدارة فنية. والخطوات باختصار تبدأ بالإعلان عن الوظيفة ثم تقدم شخص ما للوظيفة ثم دراسة أوراقه وتحديد إن كان مناسبا أم لا. ويلي ذلك الخطوات المعتادة من اختبار ومقابلة واعتماد للتعيين من المدير العام أو رفض المتقدم.
هناك عدة أشياء نستفيدها من هذا المثال. هذا المثال استخدم ممرات رأسية والتي تستخدم بديلا للمرات الأفقية بدون أفضلية بينهما. وتم استخدام رمز الوثائق للتعبير عن الرسائل التي يتلقاها المتقدم. وهناك أمر مهم وهو توضيح اشتراك جهتين في نفس العمل مثل إجراء الاختبار وإجراء المقابلة. ولكن للقيام بذلك لابد أن يتم تصميم المخطط بحيث تكون الجهات المشتركة في عمل ما متجاورة تماما في المخطط.
بنظرة على المخطط يمكنك تصور فائدته عند دراسة أسلوب التعيين لتحسينه وتحديد نقاط الضعف. ولابد أن تجرب هذا المخطط بنفسك لكي تستكشف مميزاته.
صفحات أخرى:
مخطط تسلسل العمليات … Process Flow Chart
مخطط الاسباجتي … Spaghetti Diagram
مخطط العامل والآلة … Worker and Machine Diagram
مخطط هيكل السمكة … Fishbone Diagram
مواقع ذات صلة:
مهندس سامح
بارك الله فيك على هذا المجهود وأسأل الله لك دوام الصحة والعافية والتوفيق..
بخصوص كتابة الاجراءات في بناء أنظمة الجودة مثل الأيزو9001 كيف يمكن الاستفادة من مخططات التدفق في كتابة الاجراء حيث أن الاجراء يتكون من مجموعة من العمليات (أنشطة) – حزم خطوات – مترابطة مع بعضها ولا يمكن رسم مخطط واحد لها جميعاً في إجرء واحد إلا اذا تم فصل كل عملية برسمة_مخطط_خاصة.
(وهل يمكن رسم مخطط واحد لمجموعة من العمليات المترابطة مثل ( شراء – تخزين – تسليم ….)؟
دمتم بخير
يمكن رسم مخططات على مستويات مختلفة أي مختصرة ومفصلة، فالمختصرة تجمع مراحل رئيسية في مخطط واحد، والمفصلة توضح تفاصيل عملية ما أو مرحلة ما في مخطط واحد منفصل
شكرا
جزاك الله خيرا عن المعلومات القيمه
جزاك الله خيرا عن المعلومات القيمه استفسر عن كيفيه وضع الموازنه لانشطه المصنع كالصيانه والمبيعات واعرف ان الموضوع عنه سياخذ وقت طويل لذا الرجاء بتزويدى بنقاط رئيسيه او موقع اليكترونى يتناول ذلك او اسم كتاب يمكن ان استعين به وشكرا
الأستاذ محمد عون
هو فعلا موضوع طويل ولكن باختصار:
الأمر يجب أن يبدأ من المبيعات المتوقعة والتخطيط الاستراتيجي إن وجد ثم تبدأ كل إدارة في إعداد الموازنة التي تحقق حجم المبيعات المتوقع وتتماشى مع الخطة الاستراتيجية إن وجدت. ويجب أن يتم ذلك في جو من التنسيق بين الجميع فلا يقوم كل منهم بإعداد موازنته بدون التنسيق مع الآخرين. ومن أهم من يتفاعل مع هذا الإدارة المالية التي توضح حجم المصروفت والاستثمارات الممكن لتحقيق الربحية المرجوة.
وربما أكتب في هذا الموضوع إن شاء الله في المستقبل
شكرا
ابحث عن مسائل تطبيقية لشجرة القر ارات